Tilstede: instituttleder Finn Arnesen, nestleder Amund Bjøranger Tørum, professor Ivar Alvik, stipendiat Annichen Kongsvik Sæteren, studentrepresentant Sander Bøe Bertelsen og kontorsjef Bente Lindberg Kraabøl (referent)
Sak 1. Godkjenning av innkalling og saksliste
Det var ingen merknader til nnkalling eller saksliste, og disse ble godkjent.
Orienteringssaker:
Sak 2. Annichen Kongsvik Sæteren fortsetter som representant for de midlertidig ansatte til 31.12.2023.
Annichen Kongsvik Sæteren ble valgt til representant for de midlertidig ansatte ut 31.12.2022. Annichen har blitt forespurt og takket ja til å fortsette i vervet til 31.12.2023. Vi takker Annichen for en ny periode i vervet.
Sak 3. Amund B. Tørum ny nestleder
I følge instituttreglementet skal instituttbestyrer utpeke nestleder. Instituttleder har utpekt Amund Bjøranger Tørum som ny nestleder ved instituttet.
Sak 4. ARK-undersøkelsen
Våren 2022 ble ARK-undersøkelsen gjennomført ved fakultetet og ved instituttene. Det ble utarbeidet spørreskjema i forkant, og arbeidsgrupper ble opprettet i etterkant. Status for instituttet er bra, og vi har ingen store utfordringer med arbeidsmiljøet.
Ut fra arbeidsgruppenes arbeid ble det utarbeidet tiltaksplaner for oppfølging ved instituttet, og de viktigste tiltakene er: Forbedre informasjon til stipendiatene, utnevne faddere til nyansatte stipendiater, og foreslå mentorer. I tillegg er det ønske om felles møtesteder for de ansatte (felles lunsjer).
Vi er nå i gang med dette, og de tre sist nyankomne stipendiatene har nå fått tildelt hver sin fadder. Felleslunsjene fungerer fortsatt ikke helt optimalt, så vi vil invitere til felles lunsjer i Aulakjelleren (større rom, små bord, og forhåpentligvis bedre akustikk).
Samlet for fakultetet viste ARK-undersøkelsen at informasjon og rutiner for nyansatte stipendiater generelt er for dårlig, og dette er noe som fakultetet vil se nærmere på. Mentorordningen for stipendiater ved fakultetet har nå blitt utvidet til å gjelde for alle stipendiater (før var ordningen kun for kvinnelige stipendiater).
Sak 5. Status Sjørettsseminaret på Island
Det var 84 deltagere som var påmeldt seminaret. Vi har fått tilbakemeldinger på at det faglige programmet var veldig bra; det var variert og de fleste fant noe som de var interessert i. Advokatfirmaene sendte også yngre advokater, i tillegg til at mange var (yngre) kvinner.
For fremtidige seminarer: Når det gjelder dekning av utgifter for våre egne ansatte (reiseutgifter, deltageravgiften, overhead) bør dette faktureres av UiO, mens resten av utgiftene (hotellopphold, bevertning, utflukt) faktureres via Berg-Hansen. Da kan vi få dekket utgiftene til våre egne.
Sak 6. Status ved instituttet:
a) Økonomi
Økonomien ved instituttet er god, noe som i stor grad skyldes våre eksternt finansierte prosjekter. Dette gjelder spesielt de store prosjektene innen energirett, forsikringsrett, og havbruksrett. Midlene som vi til nå har fått fra Nordisk Ministerråd er under utfasing, og vi er mer avhengige av ekstern finansiering enn tidligere. Vi må altså fortsette å søke på prosjekter, og delta som partner i andres prosjekter. Det er viktig å få inn ansettelser (dvs stipendiater, post.doc’er, og vit.asser) i prosjektene, dvs at man ansetter i stillinger, da dette gir inntekter til instituttet. Driftsmidler er også viktig, men de gir ingen ekstra inntekter.
Momenter fra møtet vedr. inntekter fra eksterne midler: Vi bør ta en ny runde med oljeselskapene. Innen fiskeri og sosial dumping er det mange problemstillinger, og vi kan forsøke å få med LO og Sjømannsforbundet. Vi bør også sjekke om FHF har noen midler. Voldgift kan også være et tema for advokatfirmaer.
b) Personal og stillinger
- Marie Engebakken Endresen: Ny stipendiat fra 25. juni. (ekspropriasjons/konsesjonsprosjekt).
- Gullik-Andre Fjordbo: Ny stipendiat fra 15. august. (Stipendiat 1 i prosjektet NorthWind – havvind).
- Stipendiat Marie Meling sluttet hos oss 1. september
- Aleksander Taule, ny stipendiat som starter opp 1. oktober (stipendiat nr 2 i forsikringsprosjektet).
- Ellen Eftestøl avslutter sin professor II-kontrakt i desember 2022.
- Vi bør forlenge Henrik Ringboms professor II-avtale, som går ut ved nyttår. Vi ønsker å ansette ham i 20% stilling på bla Future4Fish-prosjektet, et eksternt finansiert prosjekt ledet av UiTø. Henrik er helt sentral for sjørettsavdelingen, og underviser også på LLM MARL. Styret er enig i at vi forlenger avtalen hans.
Vedtakssaker:
Sak 7. Valg av råd ved instituttet
Det skal velges to råd ved instituttet; ett råd for avdeling for sjørett, og ett for avdeling for energirett. For hver avdeling skal det velges inntil 9 medlemmer. Begge avdelinger vil komme med forslag til kandidater til de respektive rådene.
Vedtak: De fremlagte forslag til Råd ved Avdeling for energirett og Råd ved Avdeling for sjørett ble vedtatt. (lenke til medlemmene i Rådet).
Sak 8. Styrets innstilling til stipendiatutlysningene i NorthWind, Future4Fish og førsteamanuensisstilling i energirett
Iflg reglementet for Nordisk institutt for sjørett skal styret innstille i vitenskapelige stillinger hvor fakultetet er tilsettingsmyndighet.
For tiden gjelder dette førsteamanuensisstillingen i energirett. Stillingen ble lyst ut før sommeren, og bedømmelsen er nå ferdigstilt. Det var 1 søker til stillingen. Det blir prøveforelesning og intervju i desember. Styret vil deretter gi sin endelige innstilling.
De to stipendiatutlysningene i NorthWind har vært behandlet i styret (på sirk). Endelig innstilling foretas av Innstillings- og tilsettingsutvalget (ITU) ved fakultetet.
Vedtak: Styret har godkjent innstillingene til stipendiatstillingene og bedømmelsen vedr. stilling som førsteamanuensis i energirett (sistnevnte ble vedtatt ved sirkulasjon etter at prøveforelesning og intervju med kandidaten hadde funnet sted).
Sak 9. Kontorkabal ved instituttet
Det er press på enkeltkontorene på instituttet. Vi får inn stipendiater og post.doc’er i eksternt finansierte prosjekter framover, og det er ikke nok kontorer. Det er viktig at våre nye ansatte inkluderes i miljøet og får sitte i den fløyen de tilhører. Ansatte som er i permisjon må legge inn melding om dette i kalenderen. Og dersom man vet at man blir borte en stund må man melde inn dette, slik at andre kan bruke kontoret. Vi bør ikke ha for mye hjemmekontor – og i så fall må kontoret kunne brukes.
For stipendiater på overtid vil Finn og Bente lage kjøreregler, som så vedtas i neste møte (evt tas på sirk).
Vedtak: Når det gjelder tildeling av kontorer ved instituttet som blir ledige, tilbys disse til de vitenskapelig ansatte etter ansiennitet.
Diskusjonssaker:
Sak 10. Vit.ass-søknadene – oppstart v23.
Det er veldig få søknader (6 stk) til våre 9 utlyste vit.ass-stillinger. Dette er lite hvis vi sammenligner med et par år siden, da vi var oppe i 33 søknader. Det er heller ikke mange søknader ved IOR og IFP. En mulig grunn til få søknader kan være at det er mange vit.ass-stillinger som er utlyst samtidig. Men det er viktig at vit.ass-stillinger i eksterne prosjekter blir fyllt opp.
I neste runde bør vi være mer aktive og henge opp plakater i DJ, på lesesalene og på infotavla til Infosenteret. Vit.asser i sitt 2. semester kan stå på stand i DJ og gi informasjon til potensielle vit.asser. Dette gjorde vi tidligere, men pga korona og flytting til nye DJ så har dette stoppet litt opp. Vi kan også lage intervjuer med tidligere vit.asser som publiseres i Stud.Jur. Kanskje man også kan ha et felles infomøte der instituttene presenterer seg for vit.assene.
Advokatfirmaene er nokså pågående når det gjelder å trekke til seg studenter. En annen grunn kan være at etter korona prioriterer mange studenter et semester med utveksling.
Sak 11. Hvordan skal styret fungere?
Instituttleder ønsker et styre som han kan diskutere med underveis, og der styret kan trekkes inn i saker hvor det er nyttig å ha flere synspunkter. Styret hadde ingen motforestillinger til dette.
Sak 12. Strategiseminaret til høsten
Dato for seminaret: medio-ultimo november. Sanner hotell på Hadeland kan være et alternativ. Lunsj til lunsj. Noen datoer som ikke passer? Hvilket Innhold skal det være på strategiseminaret?
Vi tar sikte på at dato for seminaret blir medio-ultimo november, og det blir et heldagsseminar evt seminar med overnatting fra lunsj til lunsj. Vi bør ha et instituttseminar hvor vi blir enige om veien videre. Dette er en viktig prosess som skaper eierskap.
De som kan delta på instituttseminaret er de fast ansatte, stipendiater og emeriti. Bente og Finn kommer med utkast til temaer for et strategiseminar, og utkast til datoer.
Sak 13. MarIus’ene og veien videre
Utgangspunktet for denne saken er at MarIus’ene er veldig dyre og ingen inntektskilde lenger for Sjørettsfondet, i tillegg til at abonnentene faller fra. Det skal være et møte med trykkeriet 11. oktober (møtet har blitt utsatt), for å diskutere veien videre. Det kan være at man da faller ned på en elektronisk løsning.
Sjørettsfondet tjener ikke penger på MarIus på papir. MarIus bør være en abonnementstjeneste hvor man får den som pdf. Spørsmålet er om vi må ha et arkiv. Finnes det billigere alternativer, andre forlag? Sjørettsfondet har hatt andre forlag ute på anbud, men de når ikke opp mot 07-Media. Sjørettsfondet kan spørre Universitetsforlaget og få det kostnadsfritt. Kanskje har vi en god forhandlingsposisjon.
MarIus er en viktig publiseringskanal for vit.ass-avhandlingene ved instituttet. Kan vi tenke oss en felles publiseringskanal med de andre instituttene?
Sak 14. Dato for neste møte
Det ble ikke bestemt noen dato i møtet. Forslag til datoer sendes ut senere.
Sak 15. Eventuelt
Det var ingen saker til eventuelt.