Protokoll fra LAMU-møte 2/2020

Fremmøteprotokoll: 

• Elisabeth Wenger-Hagene (fakultetets hovedverneombud) 
• Mads Andenæs (arbeidstakerrepresentant)
• Oddrun Rangsæter, assisterende fakultetsdirektør (leder av LAMU 2020)
• Teis Daniel Kjelling, kontorsjef SMR
• Lars Botten, seksjonssjef økonomiseksjonen
• Morten Slind Olsen (vara for fakultetets hovedverneombud)
• Aksel Kolstad, vara studentrepresentanten (oppnevnt av Juridisk studentutvalg)
• Margrethe Østbø, verneombud IOR / Domus Bibliotheca
• Mona Østvang Ådum, verneombud IfP
• Gisle Kvanvig, verneombud SMR
• Ken Jansen, områdeleder Eiendomsavdelingen, driftsområde sentrum
• Trine Evensen, fakultetets kontaktperson i Enhet for bedriftshelsetjeneste
• Kari Hegerstrøm, sekretær

Protokoll: 

Sak 1/2020 Godkjenning av innkalling
Det var ingen kommentarer til protokollen.

Sak 2/2020 Situasjonen rundt Korona

• Erfaringer med hjemmekontor. 
  Alle medlemmene gir en muntlig tilbakemelding fra egen enhet.
  
  Mads, IfP: De vitenskapelige er vant til å jobbe en del hjemmefra så dette var ikke en uvant situasjon for de. Dessuten så er det en del vitenskapelige som har flere arbeidsgivere og til vanlig ikke er på kontoret på UiO fulltid til vanlig / før Koronapandemien. Undervisningen og veiledning har fungert utmerket. Noe mer telefonisk kontakt eller å møtes utenfor UiOs bygninger. Som Oddrun også sier så er det nok stipendiatene som har slitt mest med å ha hjemmekontor. 
  
  Mona, IfP: Få har tatt i bruk muligheten til å komme tilbake på jobb når tilbudet kom. Det fungerer med hjemmekontor, men spesielt for de administrative så savnes det sosiale og det å se kolleger.
  
  Daniel, SMR: De fleste jobber fortsatt hjemmefra. I perioden med stengte skoler så var det de ansatte som hadde barn hjemme som nok har hatt det utfordrende med hjemmekontor. For SMR kan det bli utfordrende hvis flere kommer på jobb i landskapene hvis vi fortsatt skal opprettholde regelen med god avstand og ikke kan bruke nåværende plasser. Det er utstrakt bruk av stasjonære datamaskiner så lokalene er ikke så fleksible hvis man nå må bytte kontorplass til annen plass. Må nok investere i flere datamaskiner - sette maskiner på de tomme plassene - så en øker fleksibiliteten / muligheten til å sitte mer spredt. Kjøkkensonen er utfordrende for den er ikke stor. Nå er det fjernet stoler for å ivareta avstandskravet. 
  
  Gisle, SMR: Livssituasjonen hjemme har nok vært avgjørende for valg av grad av hjemmekontor. Savner det sosiale fellesskapet som er på jobben. 
  
  Margrethe, IOR: Hjemmekontor fungerer greit. Har hatt faste møter, kaffemøter - digitale møter fungerer. Noen vitenskapelige og stipendiater har tatt i bruk kontorer i DM. Få på jobb i DJ. Et kjøkken i DB er i bruk.
  
  Aksel, Juridisk studentutvalg: Utfordringen er nok ikke lesing eller undervisningen,men heller det sosiale, nettverket, fagsamtaler. Avgjørelsen med bestått/ikke bestått har nok fått noe å si for motivasjonen også.
  CELL har foretatt evaluering av første uke med hjemmeundervisning samt hjemmeeksamener.
  
  Morten, Fakultetsadministrasjonen: Det har gått bra med de fleste. De som har hatt utfordringer er nok de som bor alene da de ikke har hatt noe nettverk. 
  Det som kan ha vært utfordringere er f.eks. forstyrrelser i nabolaget / naboer, manglende tilrettelegging på bord og stol, mangler det sosiale på jobben. Har selv vært på kontoret en dag nå etter den delvise gjenåpningen og det oppfatttes som trygt å være på jobb.
  
  Oddrun, ledelsen: De ansatte leverer som de skal. Eksamen og studieplanleggingen har hatt mye å gjøre og det fungerer. Det som det kan være mangler på er interaksjonen og kreativiteten vi har når vi er tilstede sammen og jobber sammen med kolleger. Tilbake til jobb har vært frivillig og de som har ønsket å komme tilbake har fått muligheten til dette da vi har hatt plass. Noen få har måtte finne en annen plass enn sin ordinære plass, men da er dette plassen "fast" frem til 1. august. 
   
• Risikovurderinger for enhetene før tilbakekomst i bygningene medio mai 2020.
  Alle enhetene har foretatt en risikovurdering som var sendt medlemmene på e-post. Dette var for IOR, PluriCourts, SMR, IfP og NIFS.
  - Risikovurdering for Fakultetsadministrasjonen ble sendt ut rett før møtet.
  - Vurderingen fra IKRS sendes ut parallelt med protokollen gjøres tilgjengelig.

Orientering v/ Oddrun:

• Studenters bruk av bygningene, lesesaler og generell bruk våren 2020
  Vi ønsket å få studentene tilbake i bygget i løpet av mai, men dette lot seg ikke gjøre da vi samtidig må ivareta smittevern. 
   
• Status eksamen og undervisning vår 2020
  Undervisningen for våren 2020 vil være digital ut semesteret. Alle eksamener avvikles som hjemmeeksamener.  Semesteret har gått bra selv om situasjonen ikke var ønskelig. Planene vi har lagt for oppstart i mai har gått etter planen. Cell har gjort en undersøkelse og inntrykket der var også positivt. (Nevnt lengre opp.)
  Det som har vært mest skadelidende i vårsemesteret har vært arrangementer og seminarer. Noe foregår digitalt, men en god del har blitt avlyst, og noe har foregått digitalt. 
   
• Studentforeningenes bruk av sine kontorplasser i DJ og DA.
  Studentforeningene har fått tillatelse til å benytte sine kontorplasser, men under visse regler. Smittevernreglene skal overholdes, aldri mer enn max 3 tilstede, ingen alkohol er tillatt. Foreningene må søke fakultetet om hvem som skal ha tilgang til lokalene, det er ikke alle i de enkelte foreningene.
   
• Drift av Frokostkjelleren.
  Vi har ikke fått noe tilbakemelding på hvordan det blir med drift av studentkjellerne. Dette vil fakultetet følge opp.
   
• Digitale disputaser
  Fakultetet har arrangert 5-6 digitale disputaser og det har gått veldig bra. Kandidatene har vært fornøyde. Det er synd at vi ikke kan ha venner og familie tilstede, med det formelle har vi klart å ivareta. Det kan jo også være at dette er en form man kan benytte også senere dersom det viser seg vanskelig å få arrangert disputas med alle opponenter tilstede. 
   
• Planer for høsten 2020 med studentenes bruk av bygningene samt undervisning og eksamen.
  Vi planlegger høsten 2020 med den informasjonen vi har d.d.. Vi har forutsatt at vi skal fortsette med 1 meters regelen - distanse til medstudenter. Vi har en plan som betyr
  - lesesaler, kollokvierom og undervisningsrom vil få redusert kapasitet. Tilsvarende er det for auditoriene. 
  - alle forelesninger gjennomføres digitalt for alle semesterne
  - fysisk kursundervisning for 1. og 4. års studenter på rettsvitenskap og digital kursundervisning de andre studieårene. 
   
• Det er foretatt vernerunde / risikovurdering på alle enheter.
  - møterom har fått halvert kapasiteten (lesesaler og undervisningsrom er gjort det samme med.)
  - i Domus Juridica er det tenkt å dele opp heisbatteriene så studentene benytter hovedinngangen og triplexheisen og de ansatte benytter sideinngangen i passasjen og tilhørende duplexheisene.
  - det foretas også risikovurdering i fellesarealene så vi ivaretar de store åpne arealene i alle etasjer.
  - Det kjøpes inn engangshansker og antibac til spesielt IT-ansatte. 
   
• Hva er status nå?
  Er fakultetet og UiO nå i beredskap eller en form for ny type hverdag? Hvordan følger vi opp korona-situasjonen - hva blir gjort, og hvem er det som følger opp. Hvilke muligheter er det for påvirkning og innspill fra vernelinjen fremover?
  Punktet er fremmet av hovedverneombudet. Informasjon og diskusjon i møtet.
  
  Koronasituasjonen er fast punkt på møter i dekanatet, administrativt ledermøtet samt instituttledermøtene. Det fortsetter vi med i løpet av høsten. Fakultetets hovedvernombud kan få lenke til sakslisten så hun kan følge med og hun kan gi innspill til møtene.
  
  Det skal opprettes et smittevernutvalg ved UiO, og de vil kunne svare på evt. spørsmål som etter hvert. 
  
  Vi opprettholder møteplanen med nytt LAMU-møte i september, men det innkalles til ekstraordinært møte hvis det viser seg nødvendig.
  For høsten har vi følgende saker som skal opp til diskusjon/behandling: 
  - fraværsstatistikk
  - handlingsplan for LAMU
  - behov for flere møter i LAMU
   
• Trine Evensen, som er fakultetets kontaktperson i Bedriftshelsetjenesten, fortalte at BHTs erfaringer er ganske like fakultetets erfaringer. BHT bistår gjerne med risikovurderinger ute på enhetene. BHT har hatt noen henvendelser fra utenlandske stipendiater. De har lite nettverk og er en sårbar gruppe ansatte. 

Sak 3/2020 Status innkjøring / ferdigstillelse Domus Juridica
Oddrun orienterer:

• De som har meldt behov for å få nytt understell på skrivebord og/eller kontorstol har nå fått skiftet dette. 
   
• Entra har foretatt arbeider og utbedringer i DJ mens vi har ikke har vært på jobb i DJ. Det samme vil gjelde for sommeren 2020. Dette gjelder bl.a. ventilasjon som det har vært jobbet mye med, og det jobbes fortsatt med. I de 2 store landskapene i 6. etasje er det fortsatt ikke bra inneklima, dårlig luft og for varmt. Veidekkes prøvekjøringsperiode skulle starte 1. juni og løpe 1 år, men dette har Entra utsatt da anlegget ikke er godt nok. 
   
• Oddrun har møte med ledelsen i Eiendomsavdelingen og Entra hver 14. dag foreløpig. 
   
• Utvendige persienner er nå på sommerinnstillinger og lamellene er ganske åpne da solen nå står høyt på himmelen. Vinterinnstillinger vil bli diskutert nærmere, og må ses i sammenheng med at vi får montert også innvendig solavskjerming. Kanskje de utvendige persiennene ikke behøves om vinteren, men dette vil bli sett nærmere på i samarbeid med Entra og fakultetet.
   
• 19. juni starter montering av innvendig solavskjerming i alle etasjer (både student- og ansattarealer). 
   
• Belysning 
  - skal nå være ok i hvilerommene i DJ - både for studenter og ansatte
  - det er bestilt at på cellekontorer så dimmes lyset ned etter 60 minutter, og ikke 20 minutter som det er i dag.
  - lysstyrken er også satt ned på de stedene vi har meldt inn dette. 
  - fakultetet har bedt om pris på hva det vil koste å montere "gulere lys" - for da må det byttes armaturer.
   
• Sikring av atriet vil bli utført i sommer. Det er på de stedene hvor det står bord inntil atriumsrekkverket.
   
• Lyd/lydlekkase fra/imellom rom. Dette er utbedret på de stedene hvor kravene ikke var oppfylt. Det er noen rom som det må gjøres ytterligere tiltak, da det fortsatt er for stor lydlekkasje. Dette gjelder både på enhetene og i fakultetsadministrasjonen.
   
• Fakultetsadministrasjonen skulle ha et seminar når det hadde gått 100 dager siden innflytting i DJ. Dette seminaret er foreløpig utsatt da det er ønskelig med et seminar hvor man kan møtes fysisk.