Fremmøteprotokoll:
- Elisabeth Wenger-Hagene (fakultetets hovedverneombud)
- Mads Andenæs (arbeidstakerrepresentant)
- Oddrun Rangsæter, assisterende fakultetsdirektør (leder av LAMU 2020)
- Teis Daniel Kjelling, kontorsjef SMR
- Lars Botten, seksjonssjef økonomiseksjonen
- Morten Slind Olsen (vara for fakultetets hovedverneombud)
- Margrethe Østbø, verneombud IOR / Domus Bibliotheca
- Mona Østvang Ådum, verneombud IfP
- Børre Myrbråten, vara for områdeleder Eiendomsavdelingen, driftsområde sentrum
- Kari Hegerstrøm, sekretær
Protokoll:
Sak 4/2020 Godkjenning av dagsorden
Det var ingen kommentarer til dagsorden. Dagsorden ble godkjent.
Sak 5/2020 Godkjenning av protokoll fra møte 5. juni 2020
Utkast til protokoll.
Det var ingen kommentarer til utkast til protokoll. Protokollen ble godkjent.
Sak 6/2020 Status HMS-arbeidet ved enheten
Muntlig orientering / aktuelt fra alle verneombudene, læringsmiljøkontakt og HMSB-koordinator
- Morten, Fakultetsadministrasjonen:
Kombinasjonen med delvis hjemmekontor og delvis tilstedeværelse ser ut til å fungere bra. - Daniel, SMR:
Det gjenstår litt på diverse møblering som skal på plass, suppleringer som skal gjøres.
Solskjerming og varme har blitt bedre. De ansatte er godt fornøyde med den innvendige solskjermingen.
Det er viktig med god kontakt med studentene i den situasjonen vi er i nå, spesielt de internasjonale studentene. - Lars, Økonomiseksjonen:
God tilbakemelding på munnbind som er blitt delt ut.
Litt diskusjon på støy i landskapet.
Godt samarbeid seksjonene imellom mht tilstedeværelse i landskapet. - Margrethe, IOR:
Det har vært noen internflyttinger ved instituttet.
Fortsatt utfordringer knyttet til dårlig ventilasjon i DB. - Mona, IFP:
Det er veldig stille og rolig på instituttet. Det har vært gjennomført noe oppussing og internflyttinger på Senter for Europarett.
Adminstrasjonen er tilstede 3 dager i uken. Ellers er det lite ansatte tilstede.
Brannvern: Det må foretas en lokal befaring med de ansatte på SERI så de blir kjent i Domus Academica.
(HMSB-koordinator bekrefter at hun orienterer etasjekontakt på SERI.) - Elisabeth, fakultetets hovedverneombud
Ingenting å melde inn. - Børre, Eiendomsavdelingen
Ingenting å melde inn. - Oddrun, fakultetet sett under ett.
Mye tid har gått med til Korona. Det er etablert gode rutiner.
Det er også vært jobbet en del med bygninger og oppussinger.
- Læringsmiljøkontakt Alexander Schmidt Aarrestad
Det er ettersendt en oversikt over saker som jobbes med av læringsmiljøkontakten.
Sak 7/2020 Situasjonen rundt Korona
Muntlig orientering fra assisterende fakultetsdirektør
Protokoll:
- Tilbud om fysisk undervisning i DJ. 1. og 4. studieår er prioritert.
- Forelesninger er digitale for alle studieår.
- Gruppe-/kursundervisning foregår i auditoriene.
- Alle auditorier har plasser som er tatt ut av bruk blitt merket.
- I alle lesesaler er annenhver plass tatt ut av bruk. Plasser diagonalt for hverandre er i bruk.
- Det er forsterket renhold på kontaktflater som bord, dørhåndtak, brytere o.l.
- Det skal komme en kampanje på Facebook og de digitale infoskjermene - husk håndhygiene og smittevern.
- Alle enheter er fleksible på arbeidstid. Maksimalt 50 % av arbeidsplassene i landskapene kan være i bruk til enhver tid.
- Cellekontorer kan benyttes.
- Fakultetet fikk i uke 39 melding fra en student som var bekreftet smittet med COVID-19. Smittesporing ble iverksatt og det er ingen medstudenter eller ansatte som er berørt. Smittesporingsteam har vurdert at dette smittetilfellet ikke vil få konsekvenser for undervisning eller arbeid ved fakultetet.
- Tilbud som kan gis ansatte i perioden med utstrakt bruk av hjemmekontor er at den ansatte kan få med hjem tastatur og skjerm, i tillegg til at kontorstol kan tas med hjem. Det er ikke mulig å kjøpe inn elektrisk hev-senk skrivebord til ansatte.
- Møterom på fakultetet kan oppgraderes slik at møterom og andre rom kan benyttes til mer utstrakt bruk av zoom og andre digitale verktøy til f.eks. digital disputas, zoom-møter, og flere kameraer til dette. Enhetene må melde inn behov og så vil dekanatet vurdere innspillene.
Sak 8/2020 Status bygninger
Assisterende fakultetsdirektør orienterer.
Protokoll:
Domus Academica
- 2. etasje har nå flere rom midlertidig stautus som leseplasser for studenter. (Infosenteret, møterom ved Infosenteret, Studieseksjonens tidligere lokaler, Eksamensseksjonens tidligere lokaler.)
Domus Media øst
- Underetasjen er flere kontorer pusset opp og biblioteket på Senter for Europarett er flyttet ut og gjort om til møterom.
Domus Bibliotheca
- Fakultetet har inntil videre fått aksept for å benytte 1. etasjen i det som tidligere var bibliotek til faglig virksomhet / seminarvirksomhet. Det er en kapasitet på 48-52 plasser hvis man kun benytter stoler i kinooppsett. Booking skjer via booking-sentrum@admin.uio.no
(Kalenderen er synlig i TP så man kan planlegge ut fra den.)
Domus Juridica
- Det er snart tid for 1 års befaring.
- Atriet har i løpet av sommeren fått på sikring rundt de kantene hvor det er sitteplasser.
- Innvendig solskjerming er også kommet på plass.
- Utvendig solskjerming er fortsatt utfordringer knyttet til da den utstyrt med en vindmåler. Fakultetet er i dialog med Entra om vi skal benytte den utvendige solskjermingen om vinteren nå solen står lavt på himmelen. Det kan være det er tilstrekkelig med de innvendige rullgardinene.
- Luft/Ventilasjonsanlegget er fortsatt ikke innregulert for den varmen som vi noen ganger opplever. Entra jobber fortsatt med dette. Det er fortsatt deler av 6. etasje som har tung luft når vi kommer til ettermiddagene.
- Allmennbelysningen i kontorlandskap og lesesaler er det ikke alle steder så lett å bli enige om. For et landskap er det byttet ut noen lysarmaturer og det tiltaket fungerer der. For lesesaler kan man vurdere tiltak, men det bør da gjøres i samarbeid med / etter en faglig vurdering. Noen studenter ønsker alt det lyset som er i lesesalen, mens andre dimmer ned lyset fordi de synes det blir for lyst og skarpt lys.
- I enkelte rom har det manglet individuell lysbryter og disse er kommet på plass.
- Takbelysningen på cellekontorer har hatt en automatisk neddimming etter 20 minutter. Dette er nå endre til 60 minutter.
- Forsterket lyddemping er gjort på noen cellekontorer. Det er ikke alle steder dette har vært tilstrekkelig. Da har det vært gjort internflyttinger for å se om det da blir bedre forhold hvor de har kontor ved siden av et lite brukt kontor.
- I noen rom må det gjøres fysiske tiltak for å få lyddempingen bedre da det er lydlekkasje ut i kontorlandskap utenfor/ved siden av. Dette gjøres i første omgang i multirommene 3107 og 3227 i bibliotekets arealer samt i møterom 6223 som har en lang glassvegg mot kontorlandskapet til Fakultetsadministrasjonen. Noe av utfordringen er at i de rommene hvor det ikke er teppe på gulvene er det mindre lyddemping. Det blir i uke 40 montert lydabsorberende plater på vegger i rommet. Hvis dette er et tiltak som ser ut til å fungere vil vi gjøre det på samtlige multirom og møterom som er inn mot kontorlandskap.
- SMR har et multirom som ikke fungerer optimalt nå når det benyttes mye til zoom møter. Det er skyvedører på begge sider av rommet, og det medfører en god del støy til landskapet som ligger innenfor og til korridoren utenfor. Daniel melder dette til HMSB-koordinator og så ser vi om det er en mulig løsning å bytte dør(er) til vanlig slagdør. Det kan være en årsak til at det må være skyvedør der, men dette undersøkes nærmere. Alternativt så får utstyret som står i rommet flyttes til et annet rom med bedre lydisolering.
Sak 9/2020 Tilrettelegging for ansatte og studenter
- Belysning
Det viste seg i forrige semester at det var noen konflikter blandt studentene knyttet til belysning i lesesalene. Alle lesesalene har panel for lysstyring og denne benyttes flittig av studenter og skaper direkte uro på enkelte lesesaler. Noen studenter ønsker alt det lyset som er i lesesalen, mens andre dimmer ned lyset fordi de synes det blir for lyst og skarpt lys. Vi kan vurdere tiltak, men det bør da gjøres i samarbeid med / etter en faglig vurdering. Hvis det er studenter som har utfordringer knyttet til for sterkt lys så kan de evt tilbys plass i en lesesal hvor vi da har noe lavere lysstyrke. Da må det være kjent for studentene hvilke lesesal(er) dette er.
Ut fra dagens teknologi og kunnskap om belysning har det i byggeprosjektet vært vurdert at belysningen i lesesalene skal være tilstrekkelig for alle studenter og at det ikke skal være nødvendig med leselampe på alle plasser.
- Universell utforming HC-toaletter
Vi har fått klager på at HC-toalettene ikke er i hendhold til forskriften om universell utforming.
Entra har nå avklaret at det på enkelte toaletter er montert for stor servant og at den som er der kommer i konflikt med håndtak som er montert på vegg. Det vil bli montert mindre servant på de toalettene dette gjelder for.
Sak 10/2020 Gjennomføring av arbeidsmiljøundersøkelse ARK ved fakultetet
Protokoll:
Det vil bli gjennomført en ny ARK-undersøkelse våren 2021. Fakultetet har hatt et møte med HF som har gjennomført runde 2.
Det er gitt noen anbefalinger:
- Oppfølging av tiltak bør legges ut på enhetene hvor de vil ha størst effekt.
- "Gruppestørrelsen" for besvarelser må være såpass stor at anonymitet opprettholdes. For små grupper gjør at enkeltpersoner kan gjenkjennes.
Eks. midlertidig vitenskapelig ansatt kombinert med kjønn og enhetstilknytning gjør at man på enkelte enheter har så få i denne kategorien at det er tydelig hvem som har avgitt svar. Dette må ses på før utsendelse av spørreskjema.
Sak 11/2020 Vernerunder høsten 2020 - i alle bygg / på alle enheter.
Det skal gjennomføres årlige vernerunder.
Prosedyre for gjennomføring av vernerunder ved UiO.
Sjekkliste benyttet 2018 (og 2019). Det er åpning for å gjøre endringer i sjekklisten.
- HMSB-koordinator har ikke noe opplysningen fra de siste vernerundene på fakultetet som tilsier at vi må løfte opp andre punkter i 2020 enn de som var i 2018 og 2019.
- Hovedverneombudet foreslo at det i lys av den pågående pandemien bør det kanskje tas inn et punkt om korona/COVID-19?
- Fakultetsadministrasjonen gjennomførte vernerunde våren 2020, rett før bygningene våre ble stengt, men det vil bli gjennomført vernerunde på nytt nå høsten 2020.
- Fakultetsadministrasjonen vil i slutten av oktober avholde et 100-dagers seminar. Der vil vi se litt på trivselsreglene vi lagde før innflyttingen og om det fungerer å sitte slik seksjonene sitter pr i dag (kun på seksjonsnivå, ikke individnivå på seminaret.) Det utarbeides et lite spørreskjema til de som ikke får vært med på seminaret slik at de får en reell mulighet til å gi sine innspill.
- Etter forslag fra hovedverneombudet tas det inn et eget punkt om pandemi/korona med konkrete spørsmål, men med mulighet til å svare i fritekst.
"Føler du at du er blitt ivaretatt under den pågående pandemien?
Har du evt. noen forslag til ytterligere tiltak som bør gjøres?"
Forøvrig blir sjekklisten som den var i 2018 og 2019.
-lenke til endelig versjon-
Sak 12/2020 Valg av verneombud for perioden 2021 - 2022 - på alle enheter
Valg skal gjennomføres på alle enheter høsten 2020. Valgene skal være gjennomført innen 1. desember 2020.
Oversikt over verneombudene 2019-2020
Prosedyre for valg av verneombud og varaverneombud ved UiO
Notat vedr rollefordeling mellom verneombud og tillitsvalgte i tjenestemannsorganisasjonene
Protokoll:
- Det sendes påminnelse til kontorsjefene om at de må sørge for valg av verneombud med vara på egen enhet.
- HMSB-koordinator initierer valget i Fakultetsadministrasjonen.
(Protokolltilførsel: Valg til LAMU samt valg av hovedverneombud foretas når alle valg lokalt er gjennomført. Dette kan være enten sent i desember eller tidlig januar 2021.)
Sak 13/2020 Handlingsplan for LAMU for perioden 2021-2022
Det skal utarbeides ny handlingsplan for perioden 2021-2022.
Gjeldende handlingsplan for perioden 2019-2020.
Innspill i møtet:
- Punkt A) om brannvern kan ryddes opp i. Noe er fra før flyttingen.
Vi kan se på om vi kan ta inn noe om alternative øvingsformer så vi kan få til øvelser på en annen måte enn å sende studenter og ansatte tett sammen i trappeløp. Riktignok vil det kunne være behov for å evakuere bygg ved evt brannalarmer, men vi behøver ikke å igangsette evakueringsøvelser på den tradisjonelle måten.
HMSB-koordinator sjekker med brannvernrådgiver i HMSB
- Under både punkt B) og C) om studenters arbeids- og studiemiljø og ansattes psykososiale og fysiske arbeidsmiljø kan vi kanskje nå ta inn noe med oppfølging av studenter og ansatte ifm pandemi-situasjonen. Erkjenne at den har gjort noe med stressnivået til begge gruppene. Det vil nok kunne avdekkes i både ARK-undersøkelsen og studiebarometeret, men vi bør ha et bevisst forhold til problemstillingen.
- Lederne har fått en veiledning fra UiO sentralt på hvordan ivareta dine ansatte. Viktig med god ivaretagelse av studenter.
Studiedekanen skal avholde allmøter med alle studieårene. Det vil bli gitt orientering om eksamen - bl.a. at det blir skoleeksamen i Silurveien. Vi må få ut informasjon om hvor trygt det er tilrettelagt for eksamen i Silurveien. Dekanatet skal på befaring. Dekanatet vil vurdere om det er behov for ytterligere vakter for å ivareta smittevern og gode forhold under eksamen - bl.a. ved eksamensstart og slutt hvor studentene er i bevegelse.
- UiO sentralt lager også informasjon rettet mot internasjonale studenter. Dette er en viktig gruppe studenter vi må ivareta.
- HMS-koordinator legger frem et oppdatert forslag på neste LAMU-møte med de innspill som kom på møtet. I møtet i desember er saken en diskusjonssak. Endelig handlingsplan vedtas i første møtet i 2021 slik at det påtroppende LAMU får være med å påvirke planen.
Sak 14/2020 HMS-avvik
HMSB-koordinator orienterer.
Saken ble ikke tatt opp i møtet.
Sak 15/2020 Orienteringssaker (kun skriftlig, gjennomgås ikke i møtet)
a) referat fra møter i sentralt arbeidsmiljøutvalg
- møte 25. mai 2020
- møte 2. mars 2020
b) Reviderte varslingsrutiner ved UiO
- de reviderte rutinene
- notat til AMU som beskriver bakgrunnen for revideringen og hva som er endringene.