Fremmøteprotokoll:
- Elisabeth Wenger-Hagene (fakultetets hovedverneombud)
- Oddrun Rangsæter, assisterende fakultetsdirektør (leder av LAMU 2020)
- Teis Daniel Kjelling, kontorsjef SMR
- Lars Botten, seksjonssjef økonomiseksjonen
- Margrethe Østbø, verneombud IOR / Domus Bibliotheca
- Mona Østvang Ådum, verneombud IfP
- Alexander Schmidt Aarrestad, Læringsmiljøkontakt
- Børre Myrbråten, vara for områdeleder Eiendomsavdelingen, driftsområde sentrum
- Kari Hegerstrøm, sekretær
Protokoll:
Sak 16/2020 Godkjenning av dagsorden
Det var ingen merknader til dagsorden, og ingen saker til eventuelt. Dagsorden ble godkjent.
Sak 17/2020 Godkjenning av protokoll fra møte 25. september 2020
Utkast til protokoll. Det var ingen merknader til protokollen. Protokollen ble godkjent.
Sak 18/2020 Status HMS-arbeidet ved enheten
Muntlig orientering / aktuelt fra alle verneombudene, læringsmiljøkontakt og HMSB-koordinator
Margrethe; IOR
Det har vært stille og rolig på instituttet senere tid. Få tilstede. Det var noe bekymring ved at det ikke kom noe konkret informasjon fra Universitetsledelsen da Oslo kommune og de nasjonale retningslinjene strammet inn mht hjemmekontor. Beskjed kom sent, men nå fungerer det ok ved at ansatte er mye hjemme med hjemmekontor.
Mona; IFP
Få fysisk tilstede på jobb, de som er der er de vitenskapelige assistentene. Admininstrasjonen ses 1 gang i uken på zoom.
Lars; Fakultetsadministrasjonen
Ingen spesielle forhold å melde.
Daniel; SMR
Det gjøres noen innredningsutbedringer på kjøkkenet samt utbedring av akustikk i det store møterommet. Dette er viktige tiltak for SMR. I det største landskapet tas det ut 2 plasser da skrivebordene skal lånes ut til CELL for en lengre periode. Det gjør at det blir litt luftigere i landskapet. De aller fleste klarer seg veldig bra. Det er noen få som strever ekstra mye, og som krever ekstra innsats fra ledelsen.
Elisabeth, hovedverneombud
Vernelinjen og hovedverneombudet har hatt lite å si over egen situasjon ved fakultetet, mye har vært styrt av Oslo kommune og Universitetsledelsen. Det er viktig å få fulgt opp de ansatte i den nye hverdagen på nyåret. Mangler kontakt med ansatte og ledere. Vi har ansatte som har selvstendige arbeidsoppgaver. Vår organisasjon vil nok komme igjennom denne perioden med pandemi, men vi må se på hva vi kan gjøre for å normalisere mot en ny hverdag. Det vil nok være unntakssemester også våren 2021.
Oddrun; for ledelsen
Oppfølging av ansatte er tema på alle ledermøter ved fakultetet. Deler erfaringer den enkelte gjør ved egen enhet.
Viktig å ha perspektivet at vi alle har trygge jobber. Det er ingen fare for å miste jobben sin, oppgavene våre forsvinner ikke, vi fortsetter å ha meningsfulle oppgaver. Det tas noen befaring i lesesalene og kollokvierommene, og minner studentene på det retningslinjene for avstand og hvorfor vi har reglene.
Alexander; Læringsmiljøkontakt
Det kommer noen Si fra-saker, men det er ikke noen gjennomgående temaer. De vanlige temaene, og noen relatert til Korona. Alexander har vært mye i DJ og har kontakt med studenten og har vært tilgjenglig for de.
Børre, driftsområdet EA.
Ingen noe spesielt å melde. Driftsområdet har noen forhåndsregler. Ingen fysisk kontakt med brukerne. Oppdrag som skal utføres på enhetene utføres mens bruker ikke er tilstede. Innført munnbindpåbud på driftskontoret.
Morten, Fakultetsadministrasjonen - via HMS-koordinator
Hjemmekontor ser ut til å fungere bra (har ikke hørt noe annet), fint med mulighet til å komme på kontoret selv om de fleste jobber hjemmefra nå.
Sak 19/2020 Situasjonen rundt Covid-19
Muntlig orientering fra assisterende fakultetsdirektør
Smittet student
Det har vært lite smitte på fakultetet. Det er opprettet en koronatelefon som Oddrun besvarer. Studenter ringer inn og oppgir hvor de har sittet og hvem de har vært sammen med under lunsj og i kollokviegrupper.
For noen uker siden hadde vi tilfelle av en smittet student. Studenten husket ikke hvilke lesesal han/hun hadde benyttet og i tillegg hadde studenten vært mye rundt i DJ på toaletter og i kantinen i løpet av 3 dager. Anbefalingen fra smittevernoverlegen i bydel St. Hanshaugen som Domus Juridicaligger i var at de som hadde vært tilstede i DJ i de 3 dagene før positiv prøve ble klar skulle testes. Det ble derfor gitt beskjed til alle studenter om å teste seg. Dette gjaldt da kun studenter og de ansatte som var i førstelinjen på biblioteket, og i kantinen. Øvrige ansatte var det ikke anbefalt skulle varsles eller testes.
I ettertid har Oslo kommune, bydel Nordre Aker (som UiO som organisasjon tilhører), samt Enhet for HMS og beredskap gitt beskjed om at det var en overreaksjon slik bydelen gikk ut med krav om massetesting. Imidlertid så fulgte fakultetet det rådet som gjeldende bydel ga oss. (Og så må Oslo kommune jobbe med like retningslinjer for dette i bydelene.)
Teststasjonene på Blindern, Oslo Met og Oslo kommune fikk veldig trykk når det var mange av våre studenter som måtte teste seg.
Til en annen gang så gjør vi slik vi har gjort ved tidligere smittetilfeller og ser nøye på hvor studenten har vært, og at smittesporingsteam får info om rombruk for å redusere antall personer som behøver å testes.
Det smittesporingsteamene jobber ut fra er de som er nærkontakter. Nærkontakter er de som man er sammen med over 15 minutter på kortere avstand enn 1 meter. Vi har lagt til rette for god avstand i student- og ansattarealer.
Vi må ved senere smittetilfeller også huske å varsle Eiendomsavdelingen om smitte slik at de selv kan få vurdere egne tiltak.
Det finnes et tiltakskort knyttet til pandemi, så vi skal se litt nærmere på dette. Vi har gjort noen erfaringer på dette med pandemi, men vi har hatt relativt få tilfeller og lite erfaring. Det har vist seg etter at alle har testet seg at det var ingen ytterligere smitte som følge av denne ene smittede studenten.
Fleksitid/mye plusstimer
Det gjøres avklaringer sentralt på UiO for å få utvidet tiden for når plusstimer må være avspasert. Normalt kan man ikke overstige 50 timer i plusstimer ved årsskiftet. Det har vært foreslått at 31.8.2021 er det nye avregningstidspunktet i 2021. Det kommer beskjed til enhetene når svar foreligger og hva som vil være datoen.
Sak 20/2020 Handlingsplan for LAMU for perioden 2021 - 2022
Sakspapirer som var sendt ut før møtet: Utkast 1, datert. 1. desember 2020. Den bygger på tidligere handlingsplan, men det er tatt med innspill fra forrige LAMU-møte.I tillegg er det tatt med et nytt punkt under del E. Bygninger. Det var i utkastet indikert om punktet skulle med videre eller tas ut.
Versjon 2 av handlingsplan er utarbeidet parallelt med protokollen fra møtet. Den har da blitt oppdatert med de kommentarene som fremkom på møtet. Ytterligere innspill kan sendes inn, og dette kommer da med til møte 01/2021.
Kommentarer/innspill i møtet:
A. Brannvern
- Informasjon til studentene i Fadderuken - Alexander tar med seg dette og ser på hvordan dette evt kan integreres i de besøksrundene studentene gjør i bygningene ved semesterstart.
- Tett oppfølging og opplæring av etasjekontakter som da skal gjøre de ansatte i stand til å evakuere effektivt.
- Det skal ikke være noe tvil om at alle skal forlate rommet og bygningen når brannalarmen går.
B. Ivaretagelse av studentenes arbeids- og studiemiljø
- JSU og andre foreninger inviteres til å komme med innspill til dette hovedpunktet.
- Vurdere om punktet med gjennomstrømning og karakterpress skal med. Det må i så tilfelle settes noen tiltak - og hva skal det da være.
- Å prioritere fysisk undervisning for 1. års studenter er viktig for tilknytningen fra studiestart. Smittesituasjonen vil allikevel være styrende for hva fakultetet og UiO kan gjøre.
C. Ivaretagelse av de ansattes psykososiale og fysiske arbeidsmiljø
Oppfølging av ansatte under og etter Covid-19 perioden
- Viktig at lederne følger opp sine ansatte tett. Mange klarer seg fint, men noen ansattgrupper og enkeltansatte kan slite ekstra.
Erfaringsutveksling på ledermøter. Fast oppfølging på samtlige ledermøter.
- Finne sosiale møteplasser så de ansatte holder kontakten i perioden med utstrakt bruk av hjemmekontor.
Ivareta både nyansatte, men også vel etablerte ansatte som ikke har vært fysisk tilstede på arbeidsplassen i en nå veldig lang periode.
Benytte zoom til både møtepunkt, men også sosiale begivenheter. Møtes fysisk f.eks. ute i Universitetshagen eller andre steder hvor det er trygge rammer, men at man treffes. Hvis noen har noen gode innspill på ting som har sett ut til å fungere så er det flott om det deles med de andre verneombudene.
- Mer aksept for bruk av hjemmekontor også i perioden etter selve Covid-19-pandemien? Felles retningslinjer for alle enhetene ved fakultetet så det blir like forventninger og krav.
Arbeidsmiljø- og klimaundersøkelse (ARK) ved fakultetet
- Planleggingen av undersøkelsen kan gå videre, men gjennomføringen / utsendelse av spørreskjema og gjennomføring av møter/seminarer for utarbeidelse av tiltaksplaner bør muligens vente til høsten 2021. Tidsplan for undersøkelsen diskuteres med vernelinjen.
- Det har vært avholdt forberedende møte med HF-fakultet samt Avdeling for personalstøtte. Det er Oddrun og Eirik Haakstad som er sammen ansvarlig for gjennomføring av undersøkelsen.
- Mye usikkerhet med situasjonen slik den er nå. Forandringer og forbedringer er vanskelig i disse tider da tiltak som settes skal være varige. Selv om situasjonen er anderledes så må fakultetet også i fremtiden tilby både digital og fysisk undervisning. Dagens situasjon gir oss en pekepinn på en omlegging som er gjort varig. Vi skal ha et digitalt tilbud.
IA-avtalen – oppfølging av sykefravær og et inkluderende arbeidsliv Involvere alle parter i arbeidet, også tillitsvalgte.
- LAMU skal følge med på sykefravær. 2020 er nok såpass et unntaksår så det har gitt spesielle utslag. Bakgrunnen for at saken ble satt opp i den forrige planen var for å følge opp sykefravær i overgangen fra utstrakt bruk av cellekontor og over til flytting til kontorlandskap. Evt. statisikk må ses i et lengre tidsperspektiv. Allikevel så er det den nære perioden som man husker best så man må benytte grunnlag fra innmeldt sykefravær.
D. Beredskap og sikkerhet
- Avholde lokal øvelse. Flere momenter gjør oss sårbare
- plasseringen/beliggenheten i sentrum
- fagets innretning
- Domus Juridica som bygg – kompakt og åpent bygg med mange mennesker - Utarbeide en bedre beredskapsmanual / beredskapsplan. Foreta rolleavklaringer i beredskapsgruppen og størrelsen på gruppen må avklares.
- Tilby PLIVO-kurs (Pågående livstruende vold) jevnlig til våre ansatte, primært etter at det er avholdt beredskapsøvelse og ROS-analyse er utarbeidet. Et kortere kurs enn det som tidligere har vært avholdt ved UiO.
- Benytte oss av de mulighetene som ligger i materiell på www.sikresiden.no PLIVO-situasjoner kan vi også finne noe materiell på.
E. Bygninger
- Digital vernerunde kan bli mulighet for 2021 - Enhet for HMSB utarbeider mal og prosedyre for dette i løpet av desember og tidlig 2021.
- Fast punkt på alle LAMU-møter er byggesaker så LAMU holdes oppdatert om hva som er pågående prosjekter i våre bygninger.
- Noen nye punkter som dreier seg om digitalisering og legge til rette for enklere løsninger for undervisning og forskning
- Gå over til bærbare PCer til ansatte og ikke bruk av stasjonære maskiner
- Oppgradering av møterom for større fleksibilitet i bruk av rommene
- Midlertidig stilling i IT-seksjonen for å støtte opp om behovet for opplæring av vitenskapelig ansatte i bruk av digitale verktøy.
Punkt E. foreslås utvidet og at overskriften blir "Bygninger, utstyr og infrastruktur"
Sak 21/2020 Representasjon i LAMU og møteplan for 2021
Møteplan må avvente til valg av verneombud er ferdigstilt. Det foreslås at sekretær ser i kalenderne og innkaller til 4 møter i 2021 på de ukedagene som ser ut til å passe best. Det er arbeidstakersiden som leder LAMU i 2021.
De verneombud som ikke velges som faste representanter eller vara til LAMU inviteres som observatører til møtene slik at alle enheter er representert på møtene.
Fra og med 2021 skal det være ytterligere en representant med i LAMU fra arbeidstakersiden. Dette blir en representant som velges av og blant fakultetets ansatte. Det kan være et verneombud, men det kan også være en person som ikke innehar verv som verneombud. Valg på denne arbeidstakerrepresentanten (med vara) gjennomføres tidlig i januar 2021 så vi får på plass et komplett LAMU med lik representasjon fra arbeidsgiver og arbeidstakersiden.
Sak 22/202 Orienteringssaker
HMS-opplæringen ved UiO
Informasjon fra Enhet for HMBS:
HMS-grunnkurs, hvor modul 1-7 er obligatorisk for verneombud og medlemmer av AMU/LAMU, blir nå holdt med en løsning som baserer seg på et e-læringskurs + en UiO-spesifikk påbygning. E-læringskurset tilbys allerede og man kan melde seg på. (For grupper skjer påmelding via HMS-koordinator.)
E-læringen tar ca 8 timer å gjennomføre og det kan deles opp i mange små bolker. Er man veldig god kan man ta en test før hvert bolk av kurset og består man denne testen slipper en unna med en kortversjon av bolken. Dette er et kurs det er lett å kombinere med hjemmekontor og som kan tas litt innimellom. Den UiO-spesifikke påbygningen vil utvikles i løpet av vinteren/våren og alle som har tatt e-læringen vil bli invitert til å ta dette kurset når det er klart og vi er i en situasjon hvor det er mulig å holde klasseromsundervisning igjen.
Gjennomføring av alle disse kursene blir registrert i SAP. SAP oppdateres med nye gjennomføringer ca en gang i måneden.