Protokoll fra LAMU-møte 2/2022

Fremmøteprotokoll:
 

Faste representanter:

• Elisabeth Wenger-Hagene, fakultetets hovedverneombud, Leder av LAMU 2022 
• Eirik Haakstad, assisterende fakultetsdirektør
• Teis Daniel Kjelling, kontorsjef SMR
• Sondre Saksvik, studentrepresentant (oppnevnt av Juridisk studentutvalg) 

Vararepresentanter:

• Margrethe Østbø, vara verneombud ved IOR, personlig vara for Frode Vogelsang

Observatører med talerett:

• Jan Christoffer Andersen, verneombud IKRS
• Christine Skogrand Havgar, Læringsmiljøkontakt ved fakultetet (i administrasjonen/Studieseksjonen)
• Trine Evensen, fakultetets kontaktperson i Enhet for bedriftshelsetjeneste

Sekretær: Kari Hegerstrøm

Ikke tilstede:

• Frode Vogelsang, verneombud Fakultetsadministrasjonen, valgt av og blant verneombudene
• Randi Saunes, seksjonsleder Eksamensseksjonen
• Camilla Arnøy, vara for fakultetets hovedverneombud, personlig vara for Elisabeth Wenger-Hagene
• Julie Orning, seksjonsleder Studieseksjonen, vara for arbeidsgiverrepresentantene
• Lisbet Fagerli, vara verneombud Fakultetsadmininstrasjonen
• Eva Dobos, verneombud IFP 
• Mads Andenæs, vara verneombud IFP
• Stian Øby Johansen, verneombud NIFS
• Pernille Nyvoll, vara verneomubd IKRS 
• Yi Wang, verneombud SMR
• Ken Jansen, områdeleder Eiendomsavdelingen, driftsområdet sentrum

Møteprotokoll:

Sak 13/2022 Godkjenning av dagsorden
Det var ingen kommentarer til dagsorden.
Dagsorden ble godkjent.
 

Sak 14/2022 Godkjenning av protokoll fra møte 8. mars 2022
Utkast til protokoll. Det var ingen kommentarer til protokollen.
Protokollen ble godkjent.
 

Sak 15/2022 Gjennomføring av ARK-undersøkelsen ved fakultetet
Status ved prosjektleder Marianne Gjerstad.
Arbeidsmiljøundersøkelsen ARK på JUS - For ansatte - Universitetet i Oslo (uio.no) 
www-int.uio.no/for-ansatte/enhetssider/jus/ARK/index.html

• Nesten alle enheter har nå sett på materialet fra undersøkelsen. Enhetene har fått indikatorer på hva enheten skal jobbe videre med. Det har vært engasjerte instituttledere og gode diskusjoner lokalt.
• Fakultetsadmininstrasjonen fant på sin samling 3 temaer som det skal jobbes videre med.
• Alle lederne har vært på totalt 3 lederkurs. Siste kurs var å se på verktøy som kan brukes til å se på / finne frem til tiltak. 
• Det var ønskelig å se på om det var noen grupper ansatte som hadde spesielle utfordringer som kunne jobbes videre med, f.eks. stipendiatene. Imidlertid så var det for få stipendiater som har besvart spørreskjemaet til at det kunne lages en rapport for stipendiater. 
• Selv om det ikke utarbeides en rapport for stipendiater så kan allikevel det enkelte institutt jobbe frem evt tiltak lokalt. 
• PULS-undersøkelse kan være et annet alternativt verktøy som kan benyttes for f.eks. stipendiater.
• Bedriftshelsetjenesten (BHT) har hatt en god del innmeldinger fra stipendiater. Vi kan se i årsrapporten fra BHT hva som er tatt inn der. 
  HMSB-koordinator ser på dette. 
• Stipendiatrådet kan kanskje også se på om det er tiltak som kan gjøres.
  HMSB-koordinator følger opp kontakt med rådet.

Sak 16/2022 Status HMS-arbeidet ved enheten
Muntlig orientering/aktuelt fra alle verneombudene, læringsmiljøkontakten og eiendoms- og HMSB-koordinator - inkl. hva er status for "tilbakekomst på kontoret" etter pandemien.

Elisabeth Wenger Hagene, IOR / fakultetets hovedverneombud

• De ansatte er tilbake på kontorene igjen.

Teis Daniel Kjelling, SMR

• Hverdagen er tilbake og det er stor aktivitet.
• Det er store problemer med ventilasjonsanlegget og inneklima.
• Akustikkproblemer ifm et møterom mot kontorlandskap.

Jan Christoffer Andersen, IKRS

• Fortsatt problemer med dårlig luft, men det er få tilstede.

Sondre Saksvik, Juridisk studentutvalg

• Problemer med dårlig luft på søndager og røde dager. 
  HMSB-koordinator: Ventilasjonsanlegget er ikke i drift på søndager og røde dager. (Av miljøhensyn kan ikke hele bygget være i ordinær drift med få tilstede. Da må vi evt konsentrere tilstedeværelse til noen etasjer.  Det informeres også til studentene hvor dette blir.
  
  Tillegg i protokollen:
  I 2., 3. og 5. etasje er det nå drift av ventilasjonsanlegget også på røde dager og søndager.
  Det er laget informasjon på de digitale infoskjermene i DJ samt på fakultetets Facebook-side.  
  Det er ikke gjort endringer i adgangene for studentene, de kan benytte alle lesesaler og kollokvierom som tidligere. 
  Det er nå mulig å booke leseplasser og kollokvierom i DJ i TP også på røde dager.
   
• Tømming av avfall i helger
  Det er fulle søppeldunker på de helgene hvor det er mange studenter tilstede.
  HMSB-koordinator forhører seg med husøkonomen på hvordan dette evt kan løses.
   

Sak 17/2022 Omorganiseringer ved fakultetet

a) Orientering ved Eirik om OU-IT

• Hele IT-seksjonen er avgitt til OU-it. De blir sittende i Domus Juridica.
• Den midlertidige stillingen Terje har blir gjort om til fast stilling og utlyses.
• Organisasjonen "sentrum" inneholder 11 årsverk som da er våre 8 i IT-seksjonen samt 3 ytterligere årsverk. 
• Tor Inge får ny leder. De ansatte i IT-seksjonen fortsetter med Tor Inge som leder, men da i ny linje.
• Budsjett og innkjøp er av de tingene det skal jobbes med nå fremover.
• Leveranseavtalen som fakultetet skal ha jobbes det med. Instituttene er bedt om å komme med innspill til den.
• Det er noe frykt for at det blir dårligere service med den nye organisasjonen. Det er også noe usikkerhet mht. budsjett og innkjøp og det å finne praktiske løsninger.
• Student-it blir værende på fakultetet grunnet kompetansen med Lovdata. 

b) Orientering ved Randi om studieadministrasjonen.

• Det har vært lite dramatikk rundt prosessen, de aller fleste har kjent seg igjen i en stilling.  
• Det sendes brev om innplassering etter IDF-møte 23. mai.
• Implementeringen av ny organisasjon vil være 1. juni 2022. Da får de ansatte tid til opplæring før ferie og studiestart.
• Det ble etterlyst at det gis informasjon på ledermøtene slik at de andre lederne kan videreformidle informasjon i egne enheter. 
• Det skal være en navnekonkurranse for å finne nye navn for de 2 seksjonene.

Sak 18/2022 Handlingsplan for LAMU for perioden 2021 - 2022
Handlingsplanen, versjon 4, datert 16.5.2022.

Kommentarer som fremkom i møtet:

•  A1 Kontinuerlig fokus på brannvern.
  Dette er alle viktige punkter. Vi må se nærmere på hvordan vi kan formidle informasjon og få det ut i organisasjonen. Det er viktig med opplæring / orientering til nyansatte, men også løpende informasjon og fokus fra HMSB-koordinator.
• Rutiner for mottak av nyansatte - fakultetet har dette, men de bør ses i sammenheng med evt andre rutiner. 
  Hva er
  - leders oppgaver/ansvar før og under ansettelse
  - hva beskriver vi som den nyansattes forventning til mottak på nytt arbeidssted
  - vi har også rutiner for mottak av stipendiater. 
  -> Disse rutinene tas opp som egen sak på første møtet til høsten. HMSB-koordinator har ansvar for å fremlegge saken. 
   
• B1 Bruken av Si fra-systemet
  Vi kan orientere bedre om innmeldingstjenestene. Studenter kan også melde inn til Eiendomsavdelingen om fysiske / bygningsmessige forhold i bygningene (Xpand). 
  Kan det være en mulighet å ta i bruk QR-kode som gjør at innmelding kan skje direkte til EA når studenten (eller ansatt) ser feilen? Skilt med QR-kode ved dør?
  Vi kan kanskje ha en kampanje for dette på fakultetet og involvere Kommunikasjonsseksjonen.
  Infoskjermene kan også benyttes til å promotere Xpand.
  HMS-koordinator har tidligere tatt opp dette med EA, men løfter saken igjen og koordinerer også med Kommunikasjonsseksjonen. 
  
  Si fra-systemet ser ut til å fungere som det skal og det kommer ikke så mange saker knyttet til fysiske / bygningsmessige forhold som det gjorde i oppstarten av systemet.
   
• B2 Redusert karakterpress og bedre gjennomstrømning
  - Studieveilederne er proaktive. 
  
  - Det gjennomføres drop-in veiledning fra Karrieresenteret (gjennomføres i Domus Juridica).
  
  - LAMU kan forespørre studieseksjonen og Karrieresenteret om mer informasjon knyttet til volum på studieveiledning og innhold.
  
  - Kan vi få inn flere store statlige, kommunale og andre offentlige arbeidsgivere når det er arrangementer som Åpen dag, Foreningsdagen og/eller andre arrangementer som presenterer mulige arbeidsgivere?
  HMS-koordinator undersøker nærmere med Alexander Schmidt Aarrestad som jobber med læringsmiljø og studiestart.
  
  - CF og andre foreninger arrangerer / deltar i Åpen dag og Foreningsdagen. Har fakultetet / kan fakultetet selv arrangere noe tilsvarende hvor fakultetet dekker utgifter til foredragsholdere? 
   
• NYTT PUNKT: B4 / C4 Reviderte retningslinjer om rusmiddelbruk ved UiO 
  Det er kommet reviderte retningslinjer. Aktuelle tiltak kan diskuteres i LAMU. (Retningslinjene gjelder for både studenter og ansatte så det må være punkt under både B og C.)
   
• C1 Oppfølging av ansatte under og etter Covid-19 perioden - punktet i sin helhet fjernes.
   
• C2/C1 ARK
  Fast orienteringssak i LAMU-møtene om tiltak og oppfølging. 
   
• C4/C3 IA-avtalen
  - Tillitsvalgte inviteres til 1 LAMU-møte i året.
  
  - Sykefravær skal det orienteres om jevnlig. Assisterende fakultetsdirektør ser hvilke møter det passer å orientere LAMU. (Pr halvår så første møte i semesteret?)
   
• D2 PLIVO-kurs
  Det utvikles flere kurs, også i praktisk håndtering. Lederne kan minne ansatte om hvilke kurs som tilbys.
   
• D4 tilby førstehjelpskurs jevnlig for våre ansatte.
  Kurskalenderen som finnes bør vise til våre egne kurs samt de som arrangeres sentralt. 
   
• E3 Digitalisering og legge til rette for enklere løsninger for undervisning og forskning - punktet i sin helhet fjernes.

Handlingsplanen skal tas opp i admininstrativt ledermøte 1 gang i halvåret. HMSB-koordinator oppdaterer status på de enkelte temaene i forkant av ledermøtet. Første gang blir mot slutten av 2022.

Sak 19/2022 Vernerunder 2022
Oppfordring til enhetene om å starte planlegging av vernerunden. Sjekklisten er klar.


Sak 20/2022 Brannvern - evakueringsøvelser våren 2022
Evalueringsskjema for evakuering Domus Media
Evalueringsskjema for evakuering Domus Academica
Evalueringsskjema for evakuering Domus Bibliotheca

• Det var 2 brannalarmer i DJ i vårsemesteret så der har det ikke vært gjennomført tradisjonell rømningsøvelse. 
  - flere etasjekontakter må skaffes
  - vi må utvide noen av arealene for noen av etasjekontaktene - gjelder 2. og 3. etasje samt ivareta 4. og 5. etasje hvor det ikke er ansatte / kontorer.
  - ved en planlagt øvelse kunne man vurdere å røyklegge / sperre hovedtrappen for å få evakuerte til å benytte de andre trappene. Teste ut kapasiteten i de andre trappene. 

Sak 21/2022 Skriftlig orienteringssaker - gjennomgås ikke i møtet

a) Informasjonsmøter mellom Eiendomsavdelingen, Juridisk bibliotek og fakultetet
Referat fra møte 3. mai 2022.


b) HMS-grunnkurs modul 11: Ny ruspolicy. Rus- og avhengighetsproblematikk
Kurs avholdes 25. mai. 
 

c) Reviderte retningslinjer om rusmiddelbruk ved UiO
Notat av 9. mai 2022 samt de reviderte retningslinjene.
Disse sendes også kontorsjefene og instituttledere, samt studiestartkoordinator, JSU, fagutvalget på IKRS og studentforeningene. 
Saken tas opp igjen også i neste LAMU-møte.