Fremmøteprotokoll:
Faste representanter:
- Elisabeth Wenger Hagene, fakultetets hovedverneombud, Leder av LAMU 2022
- Frode Vogelsang, verneombud Fakultetsadministrasjonen, valgt av og blant verneombudene
- Oddrun Rangsæter, fakultetsdirektør
- Teis Daniel Kjelling, kontorsjef SMR
- Randi Saunes, seksjonsleder Eksamensseksjonen
- Sondre Saksvik, studentrepresentant (oppnevnt av Juridisk studentutvalg)
Vararepresentanter:
- Camilla Arnøy, vara for fakultetets hovedverneombud, personlig vara for Elisabeth Wenger Hagene
Observatører med talerett:
- Lisbet Fagerli, vara verneombud Fakultetsadmininstrasjonen
- Eva Dobos, verneombud IFP
- Mads Andenæs, vara verneombud IFP
- Stian Øby Johansen, verneombud NIFS
- Jan Christoffer Andersen, verneombud IKRS
- Yi Wang, verneombud SMR
- Ken Jansen, områdeleder Eiendomsavdelingen, driftsområde sentrum
- Christine Skogrand Havgar, Læringsmiljøkontakt ved fakultetet (i administrasjonen/Studieseksjonen)
Assisterende fakultetsdirektør Eirik Haakstad deltok også på møtet.
Fra neste møte overtar han som arbeidsgiverrepresentant etter Oddrun Rangsæter.
Avdelingsleder Marianne Gjerstad var tilstede under sak 6.
Sekretær: Kari Hegerstrøm, Eiendoms- og HMSB-koordinator
Ikke tilstede:
- Margrethe Østbø, vara verneombud ved IOR, personlig vara for Frode Vogelsang
- Pernille Nyvoll, vara verneomubd IKRS
- Ken Jansen, områdeleder Eiendomsavdelingen, driftsområde sentrum
- Trine Evensen, fakultetets kontaktperson i Enhet for bedriftshelsetjeneste
Møteprotokoll:
Sak 1/2022 Konstituering av LAMU
Inkl. presentasjonsrunde.
LAMU består av faste representanter fra arbeidsgiver og arbeidstaker. I vedtakssaker er det kun disse som har stemmerett. Resterende verneombud er observatører med talerett, og de oppfordres til å orientere om aktuelle saker fra egen enhet på hvert møte.
Sak 2/2022 Godkjenning av dagsorden.
Sak 6 ble behandlet rett etter sak 2.
Det var ingen kommentarer til sakslisten.
Sakslisten ble godkjent.
Sak 3/2022 Status HMS-arbeidet ved enheten.
Muntlig orientering/aktuelt fra alle verneombudene, læringsmiljøkontakten og HMSB-koordinator.
Elisabeth Wenger Hagene, IOR
Stemningen er god og folk er tilbake på jobb.
Frode Vogelsang og Lisbet Fagerli, Fakadm.
Det har vært noen utfordringer med luft og inneklima. Noen ganger for kaldt, og dessuten utfordringer med feil med lufttrykk som skaper støy fra dører og ventilasjonsanlegget.
Stian Øby Johansen, NIFS
Ganske mange har nå kommet tilbake på kontorene, men fortsatt noe bruk av hjemmekontor. På instituttet er det startet opp igjen med fysiske faglunsjer.
Sondre Saksvik, Juridisk studentutvalg
Utfordringer med inneklima på flere lesesaler, for varmt.
Studentene er glad for at det er åpnet for fysisk undervisning og tilstedeværelse.
Teis Daniel Kjelling, SMR
Dårlig inneklima i Domus Juridica.
Ansatte smittet med Covid.
Jan Christoffer Andersen, IKRS
Litt utfordringer med luftkvalitet og temperatur bl.a. i stipendiatlandskapet.
Eva Dobos og Mads Andenæs, IFP
Flere ansatte er på vei tilbake til kontorene. Hovedregelen er 3 dager i uken på kontoret. Noen har Covid og hjemme av den grunn. Utenlanske kolleger veldig påvirket av å være tilstede i våre lokaler, mens det er mye hjemmekontor blant de ansatte. De utenlandske har lite nettverk og ikke familien med seg. Det gjelder også ansatte fra andre deler av Norge som også har lite nettverk. Kan vi kreve mer tilstedeværelse? Det er et lederansvar. Vi bør kanskje også se på bedre integrering av ansatte som kommer fra utlandet eller andre landsdeler.
Sak 4/2022 Omorganiseringer ved fakultetet
OU-IT (Oddrun orienterer)
Omorganiseringen og prosessen er initiert av UiO. Det skal bli en IT-organisasjon som skal bistå alle enheter ved UiO.
Det vi har som "undervisnings-it" er ikke det som prosjektet definerer som fagnær IT. Det betyr at det vi innleverte av beskrivelse til prosjektet av hva vi behøvde som lokale ressurser ikke var "korrekt". Fakultetet jobber med en ny gjennomgang .
Studenter og ansatte skal ikke merke mye til endringene som gjøres.
IT-seksjonen hadde et internseminar uke 9.
"IT i sentrum" skal sørge for støtte til Aulaen, Gamle festsal, 1. etasje i Domus Bibliotheca og KHM. IT i sentrum blir da kanskje tilført 2 årsverk.
Arrangementer for andre enheter vil kreve mere ressurser.
For fakultetet er det viktig å ta vare på den kompentansen vi har lokalt. Det jobbes med en kontrakt på at vi får beholde den kompetansen.
1) Sikre trygghet for våre ansatte
2) Sikre tilsvarende service som i dag
3) Ekstra oppgaver krever ekstra ressurser
Studieadministrasjonen (Randi orienterer)
Omorganiseringen og prosessen er initiert av fakultetet. Det jobbes med å få til en mer robust organisering hvor de ansatte jobber i team og jobbe ut fra studieår. Det fortsetter med 2 seksjoner også i ny organisasjon.
IKRS får et tettere forhold til studieadministrasjonen. Implementering skal skje fra 1. juni 2022.
Det etterlyses informasjon om prosessen ut til de andre seksjonene i fakadm.
Sak 5/2022 Tilbakekomst til arbeidsplassen
Fakultetsdirektøren orienterer:
- De vitenskapelige har en særstilling og det jobbes med små grep for å få de mer tilbake på kontoret.
- Det er startet opp faglunsj på fakultetsnivå, mingling, men uten foredrag. 50 personer var påmeldt. Bli kjent på tvers av enhetene. Disse avholdes i Aulakjelleren.
- Hvert institutt jobber med å arrangere faglunsjer.
- Vi har nok akkurat vært i / er i en nasjonal smittetopp. Bl.a. i fakadm. har vel nærmere 70 % av de ansatte hatt Covid.
- Det var viktig å varsle de ansatte i fakadm når det var noen som var smittet da vi sitter ganske tett.
- Vanskelig å beordre folk på jobb, men dette er sak på både admininstrativt ledermøte og instituttledermøtet.
- De ansatte jobber godt også på hjemmekontor. Alle kan avtale med leder 1 dag i uken med hjemmekontor. Ytterligere behov for hjemmekontor avtales nærmere. Hjemmekontor skal fremgå av kalenderen til den enkelte.
- Viktig å oppfordre til å være hjemme når man er syk.
- Viktig å fortsatt melde inn når det er utfordringer / feil med luftkvalitet.
- Viktig å følge opp studentene og foreningene i fellesmøter.
Tiltak som er gjort / er under utførelse - orientering fra fakultetsdirektøren:
- Det er malt en fondvegg i noen lesesaler for å få inn litt farger.
- Gjort akustikkutbedringer kontorlandskap, i lesesaler, i møterom og studentarealer.
- Førstelinjen / Informasjonsområdet skal utbedres / bygges om.
- ARK-undersøkelsen vil kanskje også foreslå noen flere områder vi må jobbe med.
- Det er laget en kompetanseplan, men den kan kanskje revideres etter innspill fra ARK-undersøkelsen.
- Det er igjen hagefest og sommerfest.
- Viktig å følge opp studentene og foreningene i fellesmøter.
Innspill i møtet:
- Bra med en fleksibel tilnærming og positivt med mulighet for hjemmekontor. "Kjøreregler" bør lages på hver enhet da det er litt ulike utfordringer på de forskjellige instituttene. Men kanskje med noen "føringer" fra ledelsen ved UiO/fakultetet.
- På noen enheter er det få professorer tilstede på kontoret. Noen vil se det som innblanding i de vitenskapelige / den enkeltes autonomi med for mye pålegg om tilstedeværelse et gitt antall dager i uken. Forskning er jo bl.a. utveksling av informasjon om fag med kolleger og da er det jo behov for å være tilstede på samme sted for kanskje få dette til på best mulig måte.
- Vi må gjøre det attraktivt å være tilstede på kontoret.
- Stipendiater er noen ganger lite tilstede på kontoret, men vi kan ikke lage regler som gjelder alle for å sikre at den ene som er lite tilstede skal komme på kontoret. Dialog med den enkelte stipendiat er viktig. Mentorordning hvor emeriter kan være mentor?
- Bl.a. på SMR er det mange vitenskapelig tilstede. Kontorsjef og instituttleder har gjort lokale tilrettelegginger for tilstedeværelse også vit.ass. og stipendiater i landskapet.
- Ta i bruk de digitale hjelpemidlene / verktøyene vi har, og det blir nok også enda mer vi skal lære oss.
- Kanskje vi selv også må påregne å lage digitale kurs?
Sak 6/2022 Gjennomføring av ARK-undersøkelsen ved fakultetet
Prosjektleder Marianne Gjerstad orienterer.
- Kartleggingsmøte og tiltak lages på instituttnivå.
- Spørreskjema sendes ut om ca 1,5 uke.
- ARK er delt inn i 3 faser
1) Forankring og medvirkning
2) Kartlegging (spørreskjema) og lese rapportene
3) Tiltaksutvikling - Det er lokale arbeidsgrupper på hvert institutt. Der deltar instituttleder, kontorsjef og verneombud.
- Noen ansattgrupper skal kanskje ikke besvare spørreskjemaet:
- for kort ansettelsestid forut for at spørreskjemaet sendes ut
- for liten stillingsprosent
- vært i langvarig fulltids permisjon
- vitenskapelig assistenter holdes utenom (lav stillingsprosent og kort tilsettingstid) - Ansattgrupper som studentansatte på biblioteket, infomedarbeidere og student-it - vi ser nærmere på om de heller skal svare på en PULS-undersøkelse.
- Spørreskjemaet sendes ut fra NTNU og er laget av NTNU. Fakultetet får rapporter hvor vi blir sammenlignet med andre enheter i sektoren. Vi leser rapportene og så må vi lokalt jobbe med utvikling av tiltaksplan for lokal enhet. Under det arbeidet kan det være at det kommer opp andre ting/ønsker/behov som vi ser er nødvendig å jobbe med.
- Det er laget nettside for ARK med informasjon på norsk og engelsk.
Sak 7/2022 Vernerunder 2022
Dokumenter som var publisert i sakslisten:
LAMU var enig om å sette inn et fritekstfelt nederst på skjemaet. Dette for å gi anledning til å komme med tilbakemeldinger på emner / saker som kanskje ikke hører naturlig inn under de punktene som står i listen.
Sjekkliste for 2022.
(Sjekklisten er i tekstbehandler Word så alle felt er fritekstfelt og utvides etter behov fra bruker. Det anbefales at ansatte får tilsendt sjekklisten i forkant av den fysiske befaringen / vernerunden som en forberedelse til vernerunden og mulighet for utfylling før befaringen.)
Sak 8/2022 Egenkontroll el- og brannsikkerhet
UiO og EA har en rutine på at brukerenhet skal ha en internkontroll / egenkontroll på eget brukerutstyr. Sjekkliste ligger på nett allerede, i en litt eldre versjon. HMSB-koordinator sjekker om det finnes en nyere versjon, eller om dette er den gjeldende.
HMSB-koordinator tar også opp saken i ledermøtet med orientering til kontorsjefer.
Sak 9/2022 Bestillinger av tjenester fra Bedriftshelsetjenesten
Endelig bestilling for fakultetet.
Det var ingen kommentarer til den foreløpige bestillingen.
Sak 10/2022 Handlingsplan for LAMU for perioden 2021-2022.
Invitasjon gitt i innkallingen:
Versjon 2 slik den ble foreslått fra LAMU i møte 4/2020 var publisert på nett.
Det må foreslås hovedfokus for perioden, samt at tiltak må gjennomgås.
Det er det nye LAMU som vedtar planen, forslaget som er lenket opp er forslag fra avtroppende LAMU.
Representanter som evt. er forhindret fra å delta på møtet bes sende sine innspill til leder og sekretær så de kan tas med i behandling av saken.
Innspill i møtet:
- Juridisk studentutvalg har innspill til planen, de ettersendes til sekretæren. (Det er mottatt og satt inn i planen.)
- Studiemiljø er et viktig tema for dekanatet og må tiltak konkretiseres.
- Det er uklart hvor mye oppfølging som skjer lokalt på de lokale enhetene. Når vi startet med punkt A Brannvern så er det bare på det punktet mange underpunkter å gjennomgå.
- Formen på planen bør endres, og flere punkter krever oppfølging i ledermøter og slik er det med de fleste av tiltakene.
- LAMU har som rolle å påse at tiltak utføres under de målene vi vedtar i planen, men har få egne tiltak som skal utføres.
- Det er mye tekst i planen under punktet Status/dokumentasjon. HMSB-koordinator ønsker hjelp til å endre planen, eller omprioritere i planen. Mer gjennomførbar plan. Hva er hensikten med planen?
(Sekretærens innspill: Skal noe heller stå i et HMSB-årshjul?)
Protokoll:
Planen er veldig omfangsrik. Vi har 1 år igjen av handlingsplanens periode (2021-2022). Det er ikke ønskelig at elementer nødvendigvis fjernes, men planen bør gjennomgås for å foreta en prioritering av hva som er aller viktigst i gjenværende tid for sittende LAMU. Den er også et verktøy for å se på ferdigstilte saker, og referanser.
Leder av LAMU foreslo at hun selv og HMSB-koordinator sammen jobber litt med planen med utgangspunkt i ovennevnte. Deretter får verneombudene planen til kommentering før den legges frem på neste møte.
LAMU sluttet seg til dette forslaget. Saken settes opp igjen på neste møte.
Sak 11/2022 Møteplan for 2022
Tirsdag 8. mars kl. 09 - 10:30
Fredag 20. mai kl. 09 - 10:30
Fredag 23. september kl. 09 - 10:30
Fredag 2. desember kl. 09 - 10:30
Det er tatt utgangspunkt i at de faste representantene kan delta. Vararepresentanter har også innkallingen i sin kalender. Det samme har resterende verneombud slik at de kan stille som observatører, jmf sak 3, hvor vi ønsker at alle gir en tilbakemelding / status fra egen enhet.
Det var ingen kommentarer til møteplanen.
Sak 12/2022 Skriftlige orienteringssaker - gjennomgås ikke i møtet
a) UiOs LAMU-seminar
Invitasjon er sendt alle som er tilknyttet LAMU.
Alle ble oppfordret til å delta.