Fremmøteprotokoll:
Tilstede:
Faste representanter:
- Camilla Arnøy, fakultetets hovedverneombud
- Margrethe Østbø, valgt av og blant verneombudene
- Eirik Haakstad, assisterende fakultetsdirektør, Leder av LAMU 2023
- Randi Saunes, seksjonsleder Studieseksjonen
Vararepresentanter:
- Andreas Mobråthen, personlig vara for Margrethe Østbø
Observatører med talerett:
- Mona Østvang Ådum, verneombud IFP
- Maud Hol, verneombud IKRS
- Alexander Schmidt Aarrestad, vara for Christine Skogrand Havgar, Læringsmiljøkontakt ved fakultetet (i administrasjonen/Seksjon for studiekvalitet)
Sekretær: Kari Hegerstrøm
Forfall:
- Teis Daniel Kjelling, kontorsjef SMR
- Mathias Færevaag, studentrepresentant (oppnevnt av Juridisk studentutvalg)
- Trine Evensen, fakultetets kontaktperson i Enhet for bedriftshelsetjeneste - medlem uten stemmerett
Sak 1/2023 Konstituering av LAMU.
Inkl. presentasjonsrunde.
Sak 2/2023 Godkjenning av dagsorden
Ingen merknader til dagsorden. Dagsorden godkjent.
Sak 3/2023 Arbeidet i LAMU
HMS-koordinator Kari deltok på nettverksmøte for HMS-koordinatorer 30. mai med tema "Hvordan skape funksjonelle LAMU-møter". Notat av 31. mai 2023.
- Hvilke saker har LAMU arbeidet med de siste årene?
LAMU har behandlet saker som handlingsplanen (lage den, men ikke så mye oppfølging av tiltakene), ARK-informasjon, sjekkliste vernerunde, avvikssaker når det har vært innmeldt saker, sykefraværsstatistikk. Noe diskusjon om aktuelle saker som ble tatt opp under runden rundt bordet. Få "egne" saker som LAMU har meldt ønske om. - Hvordan ønsker vi å strukturere møtene? Mer diskusjoner enn det møtene har vært de siste årene?
- Temabaserte møter? Hvilke tema og hvem kan inviteres til komme og orientere om dette?
Det er ønskelig med noen temaer på møter:
- ARK-oppfølging. Vi bør se på om den nye ordningen fra 2024 med utsendelse mer sentralistert vil medføre dårligere svarprosent. Vi bør også se om det er noen tiltak vi kan gjøre for å øke svarprosenten. Se til biblioteket som hadde veldig høy svarprosent.
- Aktuelle tema fra BHT? Noe spesifikt som BHT ser at vi bør diskutere eller presenteres for? Undersøkelse om stress blant stipendiatene kan kanskje være et tema?
-> Eirik og Kari forhører seg med Trine Evensen som er vår kontaktperson i BHT.
- Forebyggende arbeid for å ikke komme i situasjoner med langvarige sykemeldinger, personskader.
- Spørreundersøkelsen som skal sendes ut til vitenskapelig - dette er også noe vi bør se nærmere på når svarene foreligger. Er det rutiner / retningslinjer som er utydelige, ikke kjent på enhetene? Er det godskrivningsreglene som må endres?
Er det oppgaver som tidligere ble utført av administrative som nå utføres av vitenskapelige? Se på ressursbruken. Viktig og også avklare forventningene til administrativ støtte på enhetene ifm. møter og arrangementer.
-> Spørreskjemaet som er orienteringssak i fakultetsstyret i juni.
-> Saken settes opp på neste møte.
- Sykefravær og sykefraværsstatistikk - LAMU skal følge med på utviklingen.
- Vi skal lage innspill til handlingsplan for BHT. Se behov på hver enhet - innspillene kommer primært fra enhetene og der kan verneombudet være med i behovskartleggingen. Er det noen behov som kan gjelde flere deler av fakultetet, flere ansattgrupper på tvers av organisasjonen?
-> Se nærmere på dette i møtet i desember før vi melder inn endelig behov før nyttår.
- HMS-årshjul for å belyse totalbildet.
Vi gjør mye arbeid på dette området, så det er også viktig å synliggjøre dette.
Kan gjennomgås i hvert møte for status.
-> Settes opp i møte 2/2023.
Sak 4/2023 Status HMS-arbeidet ved enheten.
Muntlig orientering/aktuelt fra alle verneombudene, læringsmiljøkontakten og HMSB-koordinator.
Maud, IKRS
Det har vært gjennomført vernerunde. Temaer som ble løftet i vernerunden:
- Dårlig luftkvalitet/inneklima - for varmt og for kaldt.
(Saksinfo fra Kari: Det er fra Entra sendt reklamasjon til leverandør av ventilasjonsanlegget for det må være noe feil på det sidet det ikke klarer å levere bedre kvalitet enn det som gjøres i dag. Alt for varme kontorer.) - Det er lytt imellom cellekontorene - mer enn man kan forvente når man har eget kontor.
- Det er en del informasjon for ansatte som ikke nødvendigvis er så kjent for alle ansatte. Instituttet ser på egne nettsider for å se om det er mulig å forbedre de.
- Støy i landskapet - innføre evt. trivselsregler.
- IT må sørge for at PCer festes skikkelig til PC-oppheng. Har vært flere tilfeller av at PCer har falt i gulvet.
- Det har vært tilfeller hvor f.eks. toaletter må repareres. Dette er meldt Eiendomsavdelingen.
Andreas, Fakadm
- Tidligere har det blitt meldt inn at man i en del rom i DJ ikke hører sivilforsvarets utvendige alarmer når alarmene / tyfonene testes.
Dette er fordi ytterveggene er godt lydisolert. Det er jo positivt at det er god lyddemping mot "vanlig" utendørs støy - som f.eks. trikken og ikke noe vi bør endre på. Har man arbeidsplass / leseplass mot yttervegg så hører man tyfonene. Oppholder man seg i rom i midten / kjernen av bygget så kan man ikke høre disse tyfonene.
Fra juni 2023 har sivilforsvaret innført varsling på mobiltelefoner. Det er imidlertid en del som allikevel ikke får med seg varslingen da de ikke mottar varsling på mobiltelefonen.
-> Dette må den enkelte undersøke nærmere selv da det kan ha å gjøre med programvaren på telefonen eller telefontypen.
Camilla, hovedverneombud/NIFS
- Vi må jobbe aktivt med å avverge skader og avviksaker. Ha gode rutiner. Faste møter mellom ledelse og verneombud og faste møter i vernelinjen.
Mona, IFP
- Det begynner å bli plassmangel på instituttet.
- Dårlig inneklima - utfordring med for varmt nå på sommertid og for kaldt om vinteren. Dålig ventilasjonsanlegg.
Margrethe, IOR
- Mange kontorer (hele DB) er veldig varme pga dårlig ventilasjonsanlegg. Ikke noe nytt, men veldig uheldig. På mange kontorerer er det heller ikke mulig å åpne vindu for å avhjelpe situasjonen.
- Flere tilfeller våren 2023 med en del støy fra bygningsarbeider i 1. etasje DB hvor IOR / fakultetet ikke har blitt varslet i forkant om arbeider.
-> Kari ønsker tilbakemelding om dette stadig skjer for fakultetet skal varsles. Det gjelder både i DB og DM hvor arrangementsstøtte UiO / lokalt har arrangementer som det må tas hensyn til, men også for våre ansatte som har sin arbeidsplass her.
- Det er noen henvendelser vedr når Aulaen er åpen for besøk. Turister som kommer inn i bygningene.
-> Det bør være skilt utenfor Aulaen og i 1. etasje i DB som henviser til åpningstidene for åpen Aula.
-> Kari tar dette videre til arrangementsstøtte.
(Det er satt opp informasjonsskilt utendørs ved Aulatrappen og langs med Karl Johans gate nå.)
Åpen aula 2023 - Universitetet i Oslo (uio.no)
Sak 5/2023 ROS-analyse ved UiO og oppfølging på fakultetet (o-sak)
Det skal gjennomføres et møte med dekan og direktørene og HMS-koordinator 23. juni. Vi vil se på hva som er gjennomgått i en overordnet risikovurdering for UiO og hva som vil kunne gjelde for fakultetet.
ROS-analysen er ikke kun en gjennomgang av f.eks. bygningenes struktur og sikkerhet. Det er mer en gjennomgang av hva fakultetet jobber med - faglig aktivitet - og om det er noen områder vi må ha mer fokus på sikkerhet og risikovureringer.
"Bestillingen" fra Enhet for HMSB:
"Kunnskapsdepartementet stiller krav til underliggende virksomheters arbeid med risiko- og sårbarhetsanalyse for sikkerhet og beredskapsområdet. I tillegg skal analysen gjennomgås hvert år og revideres ved behov. Formålet er å kartlegge og vurdere risikoen knyttet til virksomhetens egenart på et overordnet nivå, oppnå god risikoforståelse, og gi et underlag for valg av tiltak. Gjennom å vurdere hva som kan skje og tilhørende usikkerhet, er det mulig å identifisere og iverksette relevante tiltak som kan bidra til å hindre at den aktuelle hendelsen inntreffer og/eller redusere konsekvensene dersom hendelsen ikke kan unngås.
UiOs overordnede risiko- og sårbarhetsanalyse er oppdatert med underlag fra lokale analyser i virksomheten og nasjonale trusselvurderinger. Det er fortsatt knyttet betydelig usikkerhet til enkelte hendelser og det vil være nødvendig å styrke kunnskapsgrunnlaget på flere identifiserte områder i tiden fremover. Det er allikevel avdekket sårbarheter i dagens risikovurdering som underbygger behov for oppfølging og styrket oppmerksomhet.
For å sikre videre risikohåndtering lokalt vil HMSB ta initiativ til møter med hver enkelt enhet for å kommunisere risikobildet og tiltaksplan i tråd med føringer fra universitetsdirektøren."
Elementer fakultetet trolig bør se på er bl.a.
- IT-sikkerhet - bruk av IT-systemer - skal man vurdere mer en minimumspakke av tilganger alle vår ansatte får når de starter og så deretter tildele adganger mer etter behov?
- Adgangstildeling lokaler (adgangsnivåer fysisk for bygninger) - likt for alle ansattgrupper eller skal vi differensiere mer enn vi gjør i dag?
Låse mer av lokaler i arbeidstid - og utenom arbeidstid. Låse av landskapene når ingen av de som har arbeidsplass i landskapet er tilstede. Da har vi andre ikke behov for tilgang til landskapet. - "Eksportkontroll" - ikke for produksjon av "varer", men kunnskapen våre ansatte besitter. Vi kan ha ansatte som er attraktive "mål".
- Reiserutiner - stipendiater og andre som reiser ut på feltarbeid, møter og konferanser - risikovurderinger i forkant.
"Reisemål" - bruker man myndighetens reiseråd allle steder?
Skal man fraråde ansatte å reise steder?
Brukes UiOs reisebyrå så vi til enhver tid kan finne ut hvem som er på reise til ulike steder? - Mottak av utenlandske gjesteforskere og gjester forøvrig? Hvilke tilganger gir vi de?
- Arrangementsstøtte og risikovurderinger - spesielt knyttet til større arrangementer og / eller med VIP-gjester.
- Fakultetets lokalisering i Oslo sentrum gir oss noen "utfordringer" kun pga beliggenheten. Hendelser som KAN ramme oss grunnet lokasjon; Nationaltheathret stasjon, Stortinget, "pride-skytingen", trafikkerte gater rundt oss, trikken rett utenfor DJ, mange turister som ferdes rundt og inn i bygningene, åpne bygninger.
Det skal utarbeides en tiltaksplan for fakultetet og innspill til denne settes opp som sak på høstens første møte.
Sak 6/2023 Prosess rundt utarbeidelse av HMS-mål og planer v/ UiO (o-sak / diskusjonssak)
Notat av 5. juni 2023.
Til høsten 2023 / våren 2024 følger vi opp "bestilling" som kommer fra AMU.
Kari foreslo at det pr. nå kun rettes opp faktafeil på den nettsiden som vi har i dag.
Vi vil jobbe frem en ny handlingsplan - jmf. sak 7.
Sak 7/2023 Handlingsplan for LAMU (o-sak / diskusjonsak)
Det skal utarbeides en ny handlingsplan for LAMU for kommende 2-års periode.
Det vil kanskje være best å begynne på et nytt dokument med fakultetets og UiOs oppdaterte HMS-mål og prioriteringer.
Handlingsplan for perioden 2021 - 2022.
- Eirik foreslo at det utarbeides en ny plan, men at den har virkningstid for perioden 2024 - 2025. Dersom det ikke er noe i regelverk som sier at handlingsplanen må ha samme varighet som LAMUs valgperiode. Dette undersøkes.
- Vi kan starte arbeidet med planen høsten 2023, men at den da skal ha "funksjonsperiode" med start fra januar 2024. Det betyr også at planen vil ha funksjonstid inn i neste LAMU-periode.
- Kari foreslo at vi begynner på en helt ny plan - "blanke ark" - og ikke reviderer dokumentet som foreligger nå.
- Vi bør se på om planen skal inneholde så mange punkter eller om det bør spisses til noe få saker.
- Handlingsplanen vedtas våren 2024, når HMS-mål for UiO og retning for fakultetet er klart.
Sak 8/2023 HMS-avviksaker (o-sak)
Muntlig orientering fra HMSB-koordinator.
Det har vært 2 identiske hendelser og evakueringer grunnet bygningsarbeidere (via Entra) som ikke har fulgt prosedyrene for å varsle om arbeider og utkobling brannvarsling.
Under evakueringene i DJ er det tydelig en del usikkerhet med om man skal over til den åpne plassen på Tullinløkka.
- Skal dette være vårt møteplass? Bør da evt. skiltes?
- Etasjekontakter har ikke rett til å stanse trafikken og trikken. Dette er det nok heller ikke alle etasjekontakter som er like bekvemme med å gjøre.
-> Kari avklarer med brannvernrådgiver hva som er etasjekontakters "myndighet" i slike situasjoner. - Det er i alle tilfeller veldig uheldig at vi må over gaten til en møteplass. Med trafikk og spesielt trikken, ingen fotgjengerovergang og høye fortauskanter.
-> Kunne man hatt annet møtepunkt? (UiOs parkering er egen tomt, men da må man også over gaten.
-> Kari avholder møte med alle etasjekontakter rett over ferien når punktene er avklaret.
Sak 9/2023 Universell utforming av bygningene (o-sak)
LiMU har løftet noen saker som omhandler bl.a. (manglende) universell utforming i bygningene våre.
Notat fra eiendomskoordinator av 31. mai. (Saken var forberedt til dekanatet 31. mai, men er utsatt.)
Sak 3 i LiMU-møte 3/2023 - referat - For ansatte - Universitetet i Oslo (uio.no)
- Kari skal se om det er noen andre standarder for taktil merking i andre UiO-bygg.
- Forhøre oss med brannvernrådgivere og interesseorganisasjoner.
- Vurdere å investere i evakueringsstol så vi har det som et mulig hjelpemiddel. - både til daglig bruk og ved arrangementer.
(Studenter vi har kontakt med har ikke ønske om å benytte det.) - En evakuering med evakueringsstol fordrer at personen ikke er alene i bygget. Det vil si at studenter med behov for hjelp må være informert om at de mulig ikke kan forvente hjelp på ettermiddager og helger og at dette kan legge noen begrensninger på deres bruk av byggene. DERSOM de er her og er i behov for hjelp så kontakter de Vaktsentralen og brannvesenet dersom det er behov for evakuering. (Dette er noe av det som man planlegger for i utarbeidelse av individuell evakueringsplan.)
- Alexander, ansvarlig for tilrettelegging for studenter, vil lage informasjon for nye studenter slik at han får kontakt med nye studenter med behov for tilrettelegging også på dette området.
- Individuell evakueringsplan skal utarbeides for både studenter og ansatte. For ansatte er dette et ansvar kontorsjefen har. Det finnes mal for dette.
Protokoll fra behandling i LiMU 12. juni.
Kari og Jenny (sekretær LiMU) vil jobbe sammen om ytterligere klargjøring av tiltak. Dette er en del av oppgavene / ansvarsområdene til Kari. Saken må også til dekanatet for evt. avstemming mot investeringer som bør gjøres.
-> Saken settes opp på neste møte.
Sak 10/2023 Verdensdagen for psykisk helse (o-sak)
Christine Skogrand Havgar orienterer.
Temaside: Vi trenger å høre til. #lagplass | Verdensdagen for psykisk helse
Verdensdagen for psykisk helse markeres 10. oktober.
Noen av de tidligere aktivitetene som har slått godt ann videreføres, men det gjøres noen endringer / tas bort noen aktiviteter.
SiO vil ha noe aktivitet rettet mot studentene og det samme vil studentforeningene Juristforeningen og CF. Det vil være noe foredrag på Blindern.
Quiz vil også bli utarbeidet til bruk på enhetene.
Sak 11/2023 Møteplan høsten 2023
Temaer på møter? (Jfm. diskusjon sak 3)
Det er sendt ut invitasjoner i Outlook.
- Mandag 9. oktober 2023 - kl. 09 - 11
Aktuelle saker:
- Fokus vernerunder 2023 - oppdatering sjekklister
- Årshjul HMS-området.
(* Det kan være dette møtet bør være tidligere enn oktober.) - Fredag 15. desember 2023 - kl. 09 - 11.
Aktuelle saker kan være:
- Oppsummeringer vernerunder
- HMS-mål UiO
- Behov knyttet til bruk av BHT - en gjennomgang i LAMU før bestilling sendes BHT.
* Endring i møteplan:
Møtet som var berammet til mandag 9. oktober er flyttet til fredag 22. september. Dette for å ivareta behovet for å se på bl.a. sjekkliste for vernerunde som skal gjennomføres på høsten.
Møtene avholdes som fysiske møter.
Sak 12/2023 Skriftlig orienteringssaker - gjennomgås ikke i møtet
a) Referat fra AMU-møter v/ UiO
8. mai 2023
27. februar 2023.