DAGSORDEN
DISKUSJONS- OG VEDTAKSSAKER
Sak 5/2017 Referat fra forrige møte
Se vedlagt referat fra forrige møte.
Vedtaksforslag: Referat godkjennes.
Sak 6/2017 Tilsetting av direktør for SMR i perioden 2018-2021
Bakgrunn: I forbindelse med at nåværende åremål utløper ved utgangen av 2017 er det lyst ut nytt åremål som direktør for Norsk senter for menneskerettigheter (SMR) ved Det juridiske fakultet (JUS), Universitetet i Oslo (UiO), for perioden 208-2021. Det gjøres spesielt oppmerksom på at innstillingen er unntatt offentlighet ihht § 25 i Offentleglova og sendes følgelig ut i separat forsendelse til rådets medlemmer. Se vedlagt framdriftsplan for prosessen.
Hjemmel: SMR har ansatt direktør, og dette er hjemlet i senterets vedtekter § 3 og § 8. Stillingsbeskrivelse for instituttleder/direktør er hjemlet i JUS’ administrasjonsreglement del X,1,§ 28. Tilsetting av ledere ved UiO er regulert i UiOs reglement for tilsetting og valg av ledere ved fakulteter og institutter, del 5. SMRs høyeste organ er rådet som innstiller til direktørstillingen overfor fakultetsstyret som tilsetter i stillingen. Direktøren ansettes på åremål for fire år, med mulighet for forlengelse av tilsettingen med én periode forutsatt fornyet utlysning.
Utlysning: Nåværende åremålsstilling som direktør for SMR gjelder ut 2017. Utlysning av nytt 4-årig åremål for perioden 2018-2021 med mulighet for inntil fire års forlengelse ble utlyst med 6 ukers søknadsfrist 19.04.17. Utlysningsteksten ble vedtatt av senterrådet og etter endringsforslag fra fakultetet, ble endelig utlysning vedtatt i fakultetsstyret. Se vedlagt utlysningstekst.
Innstillingsutvalg: SMRs råd oppnevnte et innstillingsutvalg bestående av følgende representanter: prof. Raino Malnes (HF/SV-fakultetene og utvalgsleder), førsteamanuensis Stener Ekern (representant for senterets fast vitenskapelig ansatte), advokat Jon Wessel-Aas (representant for de eksternt oppnevnte rådsmedlemmene), Natalia Torres* (representant for de midlertidig vitenskapelig ansatte), Kirsten Fuglestved (representant for de administrativt ansatte), Elisabeth Perioli Bjørnstøl (representant for UiOs fagforeninger) og kontorsjef Teis Daniel Kjelling (sekretær). Styreleder var påtenkt rollen som leder av utvalget, men fant ikke å kunne ta denne rollen på grunn av nært faglig samarbeid med en av søkerne til stillingen, og representanten fra SV-fakultetet. *På grunn av langvarig forskningsreise har Anna Andersson bidratt på vegne av Natalia Torres.
Vurdering av søkerne og konklusjon: Ved søknadsfristens utløp forelå det to søknader: Thorbjørn Johan Gaarder og Kjetil Mujezinovic Larsen. Innstillingsutvalget har vurdert alle søknader, og fant at kun 1 søker var formelt kvalifisert til stillingen: Kjetil Mujezinovic Larsen. Etter gjennomgang av søknader med vedlegg, intervjuer og referansesamtaler er det innstillingsutvalgets konklusjon at søkeren Kjetil Mujezinovic Larsen er vurdert til å være kvalifisert og personlig egnet for direktørstillingen. Innstillingsutvalget innstiller derfor Kjetil Mujezinovic Larsen til stillingen som direktør for SMR i perioden 2018-2021.
Vedtaksforslag: Rådet innstiller Kjetil Mujezinovic Larsen til stillingen som direktør for SMR i perioden 2018-2021.
Sak 7/2017 Orienteringssaker
A. Ny finansieringsavtale med Utenriksdepartementet og videreutvikling av senterets internasjonale programmer
Arbeidet med inngåelse av ny flerårig finansieringsavtale om samarbeid med Utenriksdepartementet og videreutvikling av senterets internasjonal avdeling er i sluttfasen og ny avtale med UD ventes inngått om kort tid.
B. Ny funksjons- og bemanningsplan administrasjonen.
SMR har i løpet av de siste årene blitt sterkt redusert i omfang – både når det gjelder oppgaver/mandat, eksternfinansierte prosjekter, antall årsverk ansatte, og inntekter. Det skal derfor utarbeides ny funksjons- og bemanningsplan for hele administrasjonen ved SMR tilpasset dette. Det tas sikte på å legge fram forslag til plan for fakultetet i løpet av mai, med etterfølgende diskusjon mellom fakultet og fagforeninger i juni. Endelig plan vedtas av fakultetet.
Kort oppsummering om prosessen: Alle enheter ved UiO skal ha en funksjons- og bemanningsplan (FBP) som kort beskriver de administrative støttefunksjonene ved enheten basert på ambisjoner og kapasitetsbehov som er skissert i organisasjons-/funksjonsbeskrivelsen av enheten. Planen skal gi en kortfattet beskrivelse av framtidige bemanningsbehov og de sentrale oppgaver/ansvar og kvalifikasjonskrav knyttet til de respektive stillinger. Planen redigeres med utgangspunkt i det enkelte arbeidsfelt/fagområde basert på UiOs ”Rettledende beskrivelse av stillingsinnhold og kvalifikasjonskrav for teknisk-administrative stillinger”.
SMR har en annen forhistorie og til dels annen intern organisering sammenlignet med de øvrige instituttene ved fakultetet. Senteret var opprinnelig utenfor universitetet og lå så direkte under Universitetsstyret. I tillegg til den ordinære universitetsaktiviteten med forskning og utdanning gjennomfører senteret en rekke anvendte menneskerettighetsprosjekter gjennom internasjonal avdeling og øvrige prosjekter. Administrasjonen ved SMR er delt i to ulike administrative områder: (1) Fellesadministrasjonen (basisfinansiert) og (2) Internasjonal avdeling (eksternfinansiert). De viktigste endringene som er foreslått er:
Fellesadministrasjonen: Personalfunksjonen er besluttet sentralisert av fakultetet. IT-støtte reduseres til et halvt årsverk. Biblioteket overføres til Universitetsbiblioteket ifbm at nåværende bibliotekleder går av med pensjon.
Internasjonal avdeling: Organiseringen av avdelingen tilpasses rammene for den nye avtalen med Utenriksdepartementet for perioden 2017-2019 med én leder og 7 medarbeidere. De aller laveste stillingskodene for medarbeiderne søkes i tillegg oppjustert.
Vedlagt følger kopi av saksnotat m/vedlegg som er sendt ut til alle administrative ansatte for innspill.
C. Oversikt over prosjektsøknader.
Vedlagt følger en oppsummering om arbeidet med søknader om eksternfinansering som er under arbeid.
D. Regnskap.
UiOs regnskap for første tertial ble avsluttet 30.04.17 og gjennomgått med fakultetets økonomiseksjon 16.05.17. Økonomistyringen ved SMR er etter fakultets vurdering god. Kort om de viktigste trekkene i regnskapet:
- NORDEM-prosjekter: Alle prosjekter er nå avsluttet og avrapportert som avtalt mellom UiO og ny eier Flyktninghjelpen.
- UD-prosjektet: SMR har fått godkjenning fra oppdragsgiver om at UD-avtalens aktivitet for 2016 kan videreføres tom 28.02.17, og aktiviteten avrapporteres og ubrukte midler returneres. Inntil ny avtale for 2017-2019 er inngått og ny prosjektkonto opprettet gjennomføres 2017-aktiviteten på gammel prosjekkonto. Det er et vesentlig avvik mellom budsjett og regnskap for første tertial og dette er normalt ved oppstart av nytt år, men dette gjennomgås nå og overvåkes videre gjennom året.
- Øvrige prosjekter: Ett NFR- og ett Lovdataprosjekt videreføres i 2017. Avvik for NFR-prosjekt skyldes forsinket utbetaling fra NFR.
- Basis: Det er flere vesentlige avvik mellom budsjett og regnskap, og samlet sett er resultatet for basisregnskapet svakere i perioden enn budsjettert. Dette overvåkes videre gjennom året.
E. Videre utvikling av SMR.
Den videre oppfølgingen av rådssak 2/2017 "Videre utvikling av SMR" som var planlagt diskutert på rådsmøtet i mai ved en presentasjon av arbeidet med faglige prioriteringer utsettes til første møte til høsten.
F. Rådsmøter høsten 2017.
Forslag til dato for høstens to møter sendes ut i løpet av kort tid.
EVENTUELT
Inga Bostad
direktør
administrativ leder
Lenkede vedlegg: Saksdokumenter.
Kopi: Ansatte.