Styremøte for Norsk senter for menneskerettigheter (SMR), 6, 2008

Styret kalles med dette inn til styremøte for Norsk senter for menneskerettigheter (SMR) 04.12.08 kl 1415-1600.
Sted: Møterom, underetasje i Cort Adlersgate 30. Enkel servering.

DAGSORDEN

Diskusjonssaker

Sak 15/2008 Referat fra forrige styremøte
Vedlagt følger utkast til referat fra forrige styremøte.
Vedtaksforslag: Referatet godkjennes.

Sak 16/2008 ORIENTERINGSSAKER:
Behandling av skriftlige orienteringssaker i styret: Orienteringssaker som skriftlig er gjort rede for gjennom styreinnkallingen vil ikke bli muntlig gjort rede for på styremøtet med mindre styrets medlemmer selv tar initiativ til dette.

  1. Personalsaker: Oppdatert personaloversikt og liste over viktige personalendringer vedlagt.
    1. Direktør 2009-2011: Innstilling direktør for perioden 2009-2011 behandles av Innstillings- og tilsettingsutvalget ved JUS 2/12 og Universitetsstyrets Tilsettingsutvalg i løpet av desember 2008. Informasjon om resultatet ettersendes.
    2. NI-leder 2009: Vikariat som NI-leder for 2009 er vedtatt av JUS og Njål Høstmælingen tilbys stillingen.
    3. Forskningsledelse H-2009: Avklaring av bemanning ifbm at nåværende forskningsleder Andreas Føllesdal har permisjon fra H-2009 utsettes til ny direktør er tilsatt etter 01.01.09.
  3. Regnskap 2008: Vedlagt følger regnskapsrapport all virksomhet. Prosjektoversikten inkluderer også basis (=prosjekt 000000). Vedlagt også kortfattet prognose 2008 pr ultimo november. Vesentlige avvik eksterne prosjekter: Stort underforbruk. Vesentlige avvik basis: Ingen. For basis styres det mot et overskudd på 0,5 mill. ihht JUS-vedtak om "frys" av utgående, positiv balanse 2007.
  4. Flytting av SMR fra U-22/24 til CA30 november 2008: Flytteprosessen er formelt sett gjennomført og SMR har ny besøksadresse fom 17.11.08 i Cort Adelersgate, 2.-3. etasje. Pga sviktende støtte til flytteforberedelser og -gjennomføring har ikke flytteprosessen gått så greit som man kunne ønske. Alle ansatte (med unntak fra en del deltids-/korttidsassistenter) er plassert på kontor, infrastruktur, møterom etc fungerer, men mye gjenstår ifht fellesarealer, opprydding, rutineavklaring etc. Administrasjonen er på en del punkter sterkt forsinket som følge av flyttingen og direktørskiftet har bidratt ytterligere til dette. Formel åpning av SMR i nye lokaler utsettes til 2009 under ledelse av ny direktør.
  5. Aktivitetsoversikt Nasjonal institusjon (NI): Aktivitetsoversikt for NI ettersendes.
  6. Status økt finansiering NI: Se vedlegg.
  7. Søknad fra SMR til Lovdata om ny prosjektperiode: Direktøren foreslår å inngå ny avtale med Lovdata om videreføring av Domsreferatprosjektet i 2009. SMR vil måtte dekke underskuddet som oppstår ved at prosjektet ikke er fullfinansiert. Se vedlegg.
  8. Ny avtale for ICC-prosjektet: Ny samarbeidsavtale inngått. Prosjektet er fullfinansiert. Se vedlegg.
  9. Ny web: Administrasjonen har siden juni 2008 gjennomgått, restrukturert og tildels nyskrevet hele SMRs web. Dette er gjort som følge av at UiO og dermed også JUS har besluttet å innføre et nytt operativsystem (vortex) som muliggjør at flere ansatte kan ta web aktivt i bruk som kommunikasjons- og lagringsmedium. Den fornyede web har kommet så langt i utvikling at den vil erstatte gammel web f.o.m. 4. desember. Den vil forhåpentlig fremstå som mer oversiktlig, dynamisk og informativ enn tidligere. Arbeidet med å perfeksjonere web, og å skolere medarbeiderne slik at stadig flere ansatte får et aktivt forhold til denne, fortsetter utover i 2009.
  10. Ny-valg styret: Nåværende valgperiode går ut ved årsskiftet 2008/2009. Nytt styre skal oppnevnes for neste valgperiode 2009-2011. Styreleder har forespurt styrets medlemmer og varamedlemmer om å forlenge det sittende styrets virkeperiode med 6 mnd inn i 2009, og dette er bekreftet å være i orden for alle representanter med unntak for representant for vitenskapelig ansatte i åremåls-(midlertidig) stilling. Styreleder har rettet henvendelse til dekanen som vil avklarer om den foreslåtte løsning kan godkjennes. Ref vedtekter for SMR:
  11. Årshjul for styret 2008: Vedlagt oppdatert årshjul for styret.
  12. Årshjul for styret 2009: Det tas sikte på 4+4 ordinære styremøter i 2009. Vårens møter:
  • Ultimo januar: uke uke 5.
  • Primo mars: uke 10.
  • Ultimo april: uke 18.
  • Primo juni: uke 24.

DISKUSJONS-/VEDTAKSSAKER:
Sak 17/2008 Situasjon og ledelse ved SMR: Arbeid med organisasjonsgjennomgang
Styret nedsatte på møtet 21.10.08 en arbeidsgruppe som leverte et notat til styremøtet 3.11.08 om organisasjonsgjennomgang. Gruppen ledes av styreleder Liv Finstad og består av styremedlemmene Gro Nystuen, Morten Tjessem, Jasna Jozelic og Anne Julie Semb. Styremøtet 3.11.08 konkluderte at notatet bearbeides ytterligere med sikte på presiseringer og vurdering av kostnader og andre ressursmessige forhold som en organisasjonsgjennomgang vil medføre. Arbeidsgruppen fortsetter arbeidet med sikte på å utarbeide et revidert notat i løpet av desember. Styret vil behandle det reviderte notatet på første styremøte i 2009. Om det blir diskusjons- eller vedtakssak på dette styremøtet, avgjøres i forbindelse med møteforberedelsen.
Vedtaksforslag: <Avklares.>

Sak 18/2008 Budsjett 2009
Foreløpig melding fra JUS er at det kan budsjetteres ut fra rammen for 2008. Foreløpig anslag for eksternfinansiert virksomhet er at samlet budsjett og dekningsbidraginntekter til basis vil være litt høyere enn for 2008. Administrasjonen er på en del punkter sterkt forsinket som følge av flyttingen og direktørskiftet har bidratt ytterligere til dette. Orientering ved kontorsjef. Se vedlegg.
Vedtaksforslag: Styret godkjenner budsjettet for 2009 slik det foreligger og delegerer til direktøren å lede det videre arbeid med sikte på å ferdigstille budsjettet.

Sak 19/2008 Årsplan 2009
Arbeidet med årsplan 2009 ble utsatt fra forrige styremøte og arbeidet med årsplan er forsinket. Det er utarbeidet innledninger til årsplanens hovedkapitler. Administrasjonen er på en del punkter sterkt forsinket som følge av flyttingen og direktørskiftet har bidratt ytterligere til dette. Se vedlegg.
Vedtaksforslag: Styret godkjenner årsplanen for 2009 slik den foreligger og delegerer til direktøren å lede det videre arbeid med sikte på å ferdigstille årsplanen.

Sak 20/2008 Søknad fra SMR til JUS om frigjøring av "frosset" overskudd 2007/2008
SMR er ifbm direktørskiftet og flyttingen påført store ekstrakostnader og store forsinkelser. Styret søker JUS om å få frigjort "frosset" overskudd fra 2007/2008 på ca 0,5 mill. for å kompensere for dette.
Vedtaksforslag: Styret pålegger direktøren å søke JUS om at "frosset" overskudd 2007/2008 frigjøres.

 

/sign./
Liv Finstad
styreleder                                                                    /sign./
                                                                            Teis Daniel Kjelling
                                                                            kontorsjef
                                                                            direkte tlf: 22 84 20 12
                                                                            mobil-tlf: 900 85 116
                                                                            e-post: t.d.kjelling@nchr.uio.no

Vedlegg: Saksdokumenter
Kopi til: Alle ansatte

 

 

Publisert 1. des. 2008 18:58 - Sist endret 4. feb. 2010 11:08
Del på e-post