Fremmøteprotokoll:
Tilstede:
Faste representanter:
- Camilla Arnøy, fakultetets hovedverneombud
- Margrethe Østbø, valgt av og blant verneombudene
- Mathias Færevaag, studentrepresentant (oppnevnt av Juridisk studentutvalg)
- Eirik Haakstad, assisterende fakultetsdirektør, Leder av LAMU 2023
- Randi Saunes, seksjonsleder Studieseksjonen
Vararepresentanter:
- Andreas Mobråthen, personlig vara for Margrethe Østbø
Observatører med talerett:
- Mona Østvang Ådum, verneombud IFP
- Yi Wang, verneombud SMR
- Alexander Schmidt Aarrestad, vara for Christine Skogrand Havgar, Læringsmiljøkontakt ved fakultetet (i administrasjonen/Seksjon for studiekvalitet)
Sekretær: Kari Hegerstrøm
Forfall:
- Maud Hol, verneombud IKRS
- Louis Boumans, vara for fakultetets hovedverneombud, personlig vara for Camilla Arnøy
- Lisbet Fagerli, vara verneombud Fakultetsadmininstrasjonen
- Mads Andenæs, vara verneombud IFP
- Emma Verngård, vara verneombud SMR
- Özlem Gürakar-Skribeland, vara verneomubd IKRS
- Teis Daniel Kjelling, kontorsjef SMR
- Trine Evensen, fakultetets kontaktperson i Enhet for bedriftshelsetjeneste - medlem uten stemmerett
- Waqas Javed, observatør, ny områdeleder EA driftsområde sentrum
Protokoll
Sak 13/2023 Godkjenning av dagsorden
Det var ingen kommentarer til dagsorden. Dagsorden ble godkjent.
Sak 14/2023 Referat fra LAMU-møte 16. juni 2023
Utkast til protokoll. Det var ingen kommentarer til utkast til protokoll.
Protokollen ble godkjent.
Sak 15/2023 ARK
Veileder – Organisering av ARK 2023-2024, v2 - 15.6.23
Presentasjon gitt av Marianne.
Kommentarer som fremkom i møtet:
- Det skal gjennomføres lederseminarer, og disse foregår sammen med andre enheter ved UiO. Det er meldt inn ønske fra fakultetet om å ha lederseminar sammen med enheter som ganske nylig har gjennomført ARK-undersøkelsen slik JUS har gjort.
- Det er viktig å fremsnakke ARK, og være gode ambassadører. Selv om man er fornøyd og har godt arbeidsmiljø på enheten så bør en da svare på undersøkelsen at man er godt fornøyd. Det er også en ønskelig tilbakemelding.
- De tillitsvalgte avgjør om de ønsker å være representert i arbeidsgruppen. Dersom de skal være med så velger de selv en felles representant.
- I forberedelsen til å sende ut spørreskjemaet, så bør det løftes frem eksempler på tiltak som har kommet frem i tidligere ARK-prosesser. Synliggjøre at det er nyttig å svare og hva enkelte enheter har i sine tiltaksplaner.
- Fakultetet har gjennomfør ARK 2 ganger tidligere. Det er en god stund siden 1. undersøkelsen. Det har skjedd en del ting etter pandemien og det er blitt et annet arbeidsmiljø enn før pandemien.
- LAMU kan få presentert resultatene fra spørreundersøkelse om vitenskapeliges arbeidstid som er en egen undersøkelse. (Dette kommer på neste LAMU-møte.)
Vedtak:
Det opprettes en arbeidsgruppe bestående av følgende personer:
- Eirik Haakstad (fakultetsledelsen)
- Camilla Arnøy, fakultetets hovedverneombud
- 1 felles representant fra fagforeningene (utpekes av foreningene 29/9)
- Kari Hegerstrøm, fakultetets HMS-koordinator
- Marianne Gjerstad, ARK koordinator JF
Addendum: Morten Slind Olsen, Forskerforbundet, blir felles representant for foreningene.
Sak 16/2023 Verdensdagen for psykisk helse (o-sak)
Ny status om verdensdagen som markeres 10. oktober.
Temaside: Vi trenger å høre til. #lagplass | Verdensdagen for psykisk helse
Fakultetet har litt mindre antall aktiviteter i år, men følgende gjennomføres:
- Stand i vestibylen kl. 08 med utdeling av boller og kaffe.
- Foreningsdag i Domus Juridica hvor flere av studentforeningene deltar.
- Filmkveld i Auditorium 1 i Domus Juridica kl. 18 med visning av filmen "De urørlige". Arrangører er Juristforeningen, Congregatio Forensis Sosial og Lovstaffen.
- Kahoot for fakultetsadministrasjon i lunsjen kl. 12.
- Morgentrim (for ansatte) på takterrassen kl. 09.
Sak 17/2023 Status HMS-arbeidet ved enheten.
Muntlig orientering/aktuelt fra alle verneombudene, læringsmiljøkontakten og HMSB-koordinator.
Camilla, hovedverneombud/NIFS
- inneklima og ventilasjon (er allerede innmeldt til Kari og EA)
Mona, IFP
Ingenting å melde.
Margrethe, IOR
- inneklima og ventilasjon
Yi, SMR
- problemer med adganger på dører.
- Evt. feil på dørautomatikk må meldes til Eiendomsavdelingen.
- Dersom problemet er sikkerhet / adgangsproblematikk så må vi se på adgangsnivåene som er for etasjen. At det ikke er adgang for andre enn de som har arbeidsplass i landskapene som har adgang til landskapene hos SMR når det er utenfor arbeidstiden og døren er låst. Fellesarealene i 7. etasje har alle ansatte på JUS tilgang til.
Flere meldte inn at det var jevnt over kaldt i lokalene og uklart hva som er bestemt som temperatur i lokalene nå for vintersesongen. Dette må UiOs ledelse vedta.
Addendum: Det er bestemt at temperaturen skal ligge på 21 grader.
Sak 18/2023 HMS-avviksaker (o-sak)
Muntlig orientering om
- innbrudd i Kattestallen
- hærverket i Domus Juridica
Sak 19/2023 ROS-analyse ved UiO og oppfølging på fakultetet
Muntlig orientering på et overordnet nivå.
Oppfølgingspunkter kan være bl.a.
- ytterligere opplæring av etasjekontakter
- kurs for ansatte i 1. linjen
- tilbud om PLIVO-kurs (Pågående Livstruende Vold) til bl.a. vitenskapelig ansatte for å gi de ansatte handlingskompetanse. (Det finnes i tillegg et innføringskurs for ledere.)
- se nærmere på adgangskontroll til arealene våre - utover det som er fellesarealer
- sikring av løse gjenstander - er det noe ytterligere tiltak vi bør gjøre?
- innføre risikovureringer av arrangementer i lokalene våre - det foreligger verktøy for dette
Saken skal behandles ytterligere i administrativt ledermøte og deretter i instituttledermøtet.
Evt. endringer / nye rutiner vil selvfølgelig bli bragt ut i seksjonene og enhetene.
Sak 20/2023 Vernerunder høsten 2023
- Prosedyren for gjennomføring av vernerunde ved UiO - som vi alle må følge
- Nettside og sjekkliste som har vært benyttet på fakultetet de siste årene.
Det var enighet om å fjerne punktet om pandemi, men utover det beholde sjekklisten slik den er.
Vedtak:
Sjekklisten vedtas med den endringen som fremkom i møtet.
Sak 21/2023 Årshjul HMS-området (o-sak)
Som en del av det systematiske HMSB-arbeidet ved fakultetet er det utarbeidet et årshjul for å illustrere oppgaver / aktiviteter og hvem som er ansvarlig for å gjennomføre disse.
Mange, men ikke alle aktivitetene, skal gjennomføres hvert år så årshjulet ser ganske likt ut fra år til år.
Forslag til årshjul (utarbeidet av HMS-koordinator).
- Det var mange gode momenter med i årshjulet, og det var ingen kommentarer / innspill til saksinnholdet i årshjulet.
- Det ble foreslått å utarbeide årshjulet i en form som er mindre tekstbasert, men som et rundt hjul / illustrasjon som er "klikkbart" og derfra kommer en videre inn til tilleggsinformasjonen - i en noe forenklet versjon.
- fast sak i hvert møte med statusgjennomgang
Sak 22/2023 Handlingsplan for LAMU for perioden 2024 - 2025
Det foreslås at det oppnevnes en arbeidsgruppe som legger frem et forslag til handlingsplan i LAMU-møtet 15. desember 2023 hvor den diskuteres (og vedtas).
Det ble foreslått at også studentene er representert i arbeidsgruppen. Mathias Færevaag, JSU-representant i LAMU, deltar i arbeidsgruppen.
Vedtak:
LAMU oppnevner arbeidsgruppe bestående av:
Eirik Haakstad (leder)
Camilla Arnøy, fakultetets hovedverneombud
Maud Hol, verneombud IKRS
Mathias Færevaag, studentrepresentant.
HMS-koordinator Kari Hegerstrøm (sekretær)
Alle er forespurt og sagt seg villig til å bidra inn i arbeidsgruppen.
Sak 23/2023 Skriftlig orienteringssaker - gjennomgås ikke i møtet
a) Referat fra AMU-møter v/ UiO
26. juni 2023
18. september 2023 (kun saksliste)
b) Referat fra informasjonsmøter mellom Eiendomsavdelingen, Juridisk bibliotek og fakultetet
Møte 23. juni 2023.
Saker til senere møte:
Sak xx/2023 Universell utforming av bygningene (o-sak)
Oppdatering fra orientering fra tidligere møte.
Saken skal til LiMU - opprinnelig i september, men blir utsatt til oktober.