Fremmøteprotokoll:
Tilstede:
Faste representanter:
- Camilla Arnøy, fakultetets hovedverneombud
- Maud Hol, verneombud IKRS
- Mathias Færevaag, studentrepresentant (oppnevnt av Juridisk studentutvalg)
- Eirik Haakstad, assisterende fakultetsdirektør, Leder av LAMU 2023
- Randi Saunes, seksjonsleder Studieseksjonen
- Teis Daniel Kjelling, kontorsjef SMR
- Trine Evensen, fakultetets kontaktperson i Enhet for bedriftshelsetjeneste - medlem uten stemmerett
Vararepresentanter:
- Andreas Mobråthen, personlig vara for Margrethe Østbø
Observatører med talerett:
- Yi Wang, verneombud SMR
- Alexander Schmidt Aarrestad, vara for Christine Skogrand Havgar, Læringsmiljøkontakt ved fakultetet (i administrasjonen/Seksjon for studiekvalitet)
Sekretær: Kari Hegerstrøm
Forfall:
- Margrethe Østbø, valgt av og blant verneombudene
- Louis Boumans, vara for fakultetets hovedverneombud, personlig vara for Camilla Arnøy
- Lisbet Fagerli, vara verneombud Fakultetsadmininstrasjonen
- Mona Østvang Ådum, verneombud IFP
- Mads Andenæs, vara verneombud IFP
- Emma Verngård, vara verneombud SMR
- Özlem Gürakar-Skribeland, vara verneomubd IKRS
- Waqas Javed, observatør, ny områdeleder EA driftsområde sentrum
Protokoll
Sak 23/2023 Godkjenning av dagsorden
Det var delt ut en notat i sak 31.
Det var ingen saker til eventuelt.
Dagsorden ble godkjent.
Sak 24/2023 Referat fra LAMU-møte 22. september 2023
Utkast til protokoll.
Det var ingen kommentarer til protokollen.
Protokollen ble godkjent.
Sak 25/2023 ARK (15 min. inkl. spørsmål)
Presentasjon / informasjon v/ Linn Grimstad-Nielsen, UiOs ARK-koordinator og Marianne Gjerstad, lokal ARK-koordinator.
Presentasjon holdt i møtet (pdf)
Veileder til verneombud (pdf)
Lenken til ansattsidene er her: Arbeidsmiljøundersøkelse (ARK) - For ansatte - Universitetet i Oslo (uio.no)
Lenken til ledersiden er her: Arbeidsmiljøundersøkelsen (ARK) 2024 - for ledere - For ansatte - Universitetet i Oslo (uio.no)
Innspill i møtet:
- Det vil komme nettsider som beskriver hva som ligger til de ulike rollene i undersøkelsen, f.eks. LAMU, ledere, verneombud.
- Undersøkelsen som gjennomføres nå i 2024 har noen nye spørsmål:
Utvidet spørsmål om
- rollekonflikt
- mestringsklima
Det er tatt inn spørsmål om
- psykologisk trygghet i relasjon til ledelse og kolleger
- uakseptabel oppførsel (og i dette ligger det diskriminering, mobbing og trakassering, uønsket seksuell oppmerksomhet.
UiO tar også med tilleggsmodul om "Jobbusikkerhet og planer om å søke ny jobb".
- Det gjøres oppmerksom på at disse nye spørsmålene genererer svar på UiO-nivå og kan ikke benyttes til noe oppfølging på enhetene. Dessuten vil respondenten kun bli spurt om man har vært utsatt for dette. Dersom man svarer JA på dette så får man tilleggsinformasjon om hvor man da melder fra videre.
- Tips til LAMUene:
- Sett opp gjennomgåelse av alle rapportene i førstkommende LAMU etter undersøkelsen
- Er det noen enheter som skiller seg ut på en måte som krever nærmere redegjørelse? I så fall, inviter noen til å presentere
- Lag en plan for hvordan tiltak skal følges opp av LAMU: Be om innsending av tiltaksplan til et kommende møte, vær tydelig på hva som forventes med tanke på ansvar og tidsfrister for tiltak
- Se om det er noen tiltak som er så gode at de burde implementeres flere steder
Forslag til møteplan for 2024 er sak senere i møtet. Det foreslås at det settes inn ytterligere 1 møte. Møtet bør være før spørreskjemaene sendes ut til ansatte 12. februar 2024.
Møte 1/2024 blir fredag 26. januar 2024 kl. 13 - 14.
Da er det kun ARK som er på sakslisten.
Sak 26/2023 Presentasjon om tidsregistrering og egenmeldingsstatistikk
(15 min. inkl. spørsmål)
Presentasjon av statistikk rundt bruk av fleksitid, overtid og reisetid for fakultetsadministrasjonen, samt egenmeldingsstatistikk på fakultetsnivå.
Presentasjon v/ Andreas Mobråthen
Presentasjonen sendes LAMUs medlemmer på e-post.
Innspill i møtet:
- Til en evt. senere tilsvarende presentasjon om overtid o.l. kan det også tas med tall fra enheter utenfor fakultetsadmininstrasjonen.
- I oversikten over over egenmeldinger er vitenskapelig ansatte inkludert. Imidlertid er det en viss usikkerhet knyttet til disse tallene da de er i en friere stilling og ikke pålagt å føre arbeidstid. Da kan det også være mørketall ifm. føring av egenmeldinger.
- Det kan kanskje ses på om det er noen sammenheng mellom bruk av overtid og mye egenmeldinger. Er det noen trender vi bør se på? Dette kan kanskje undersøkes til et senere møte.
- Vi har jevnt over et lavt sykefravær sammenlignet med andre enheter på UiO.
Sak 27/2023 Presentasjon av spørreundersøkelse om vitenskapeliges arbeidstid. (15 min. inkl. spørsmål)
Undersøkelsen er i denne omgang sendt ut til alle fast ansatte i vitenskapelige stillinger (minus universitetslektorene) ved fakultetet v/ Andreas Mobråthen
Spørreskjemaets utforming.
Undersøkelsen ble sendt ut til 91 ansatte. Det er kommet inn 40 svar. (Svarprosent på 43,95 %).
Siden det ikke foreligger noe bearbeidet materiale er det for tidlig å se om det er noen trender og derav behov for tiltak. Dette kommer vi evt. tilbake til.
Sak 28/2023 Presentasjon av tilleggsundersøkelse ifm. SHOT-undersøkelsen (Studentenes helse- og trivselsundersøkelse) (15 min. inkl. spørsmål)
Dette er en nasjonal undersøkelse. Tilleggsundersøkelsen ble gjennomført i januar - februar 2023.
Presentasjon av tilleggsundersøkelsen og hovedfunn v/ Alexander Schmidt Aarrestad.
Noen oppfølgingspunkter fra undersøkelsen er bl.a. at det jobbes med å tilrettelegge for deltakelse i foreningslivet ved fakultetet. Integrering av studenter. Videre så viser undersøkelsen at UiO bør styrke helsetjenesten.
Sak 29/2023 Presentasjon av CELLs spørreundersøkelse blant studentene
(15 min. inkl. spørsmål)
Undersøkelse om læringsmiljø og tilhørighet til alle studentene ved Det juridiske fakultet. Presentasjon av undersøkelsen og hovedfunn v/ Karoline Stensvik og Malcolm Langford.
Presentasjonen sendes LAMUs medlemmer på e-post.
Presentasjonen er en foreløpig oppsummering, endelig rapport vil foreligge i januar 2024. Rapporten bør vi se før LAMU evt tar opp noen av enkelttemaene som løftes i undersøkelsen. Det er mottatt 624 svar.
Sak 30/2023 Handlingsplan for LAMU for perioden 2024 - 2025 (d-sak)
Forslag til HMS-mål og tilhørende aktiviteter. Forslag utarbeidet av arbeidsgruppen bestående av Camilla, Maud, Mathias, Eirik og Kari.
Notat og 8 vedlegg (referansedokumenter)
Forslaget diskuteres, men vedtas ikke før i møte 1/2024.
Saken bør også ses i lys av det som blir presentert i sak 26 - 29 tidligere i møtet.
Innspill i møtet:
- Vi bør se litt på hvordan andre fakulteteter ved UiO presenterer sin handlingsplaner på dette området. Det er store forskjeller i dette.
-> Oppgave for Kari i det videre arbeidet. - En tiltaksplan / handlingsplan bør ha konkrete mål og de bør være målbare. Vi bør ha noen resultatmål / måltall og tidsfrister der hvor det er mulig.
UiO benytter gjerne det som heter SMARTE mål. Dette bør også vurderes. - Fakultetet, og LAMU, kommer til å måtte jobbe med ARK i kommende år. Vi bør derfor ikke ha 2 parallelle prossesser som har mange sammenfallende temaer.
ARK må prioriteres.
Sak 31/2023 Status HMS-arbeidet ved enheten.
Muntlig orientering/aktuelt fra alle verneombudene, læringsmiljøkontakten og HMSB-koordinator.
Notat ble delt ut i møtet hvor følgende problemstillinger var løftet av vernelinjen:
- booking av møterom
- rydding av møterom
- persiennestyring
- brannvern
- innmelding av feil og mangler
Oppdatert svar er lagt inn i oppdatert notat av 20.12.2023.
-> Her er det en del oppfølgingspunkter for Kari i januar 2024.
Sak 32/2023 Vernerunder høsten 2023
Oppsummeringer / tiltaksplanene fra enhetene for gjennomførte vernerunder.
Evt. inkluderes muntlig orientering under statusgjennomgangen i saken over.
- SMR hadde vernerunde torsdag 14.12. - tiltaksplan ettersendes.
- Fakadm skal ha vernerunde i januar 2024.
- NIFS har hatt vernerunde - lite til oppfølging - mest saker om ergonomi.
Tillegg:
Det skal også gjennomføres vernerunde i studentarealene. Dette tar Kari sammen med ny studentrepresentant fra JSU i løpet av vårsemesteret 2024.
Sak 33/2023 HMS-avviksaker (o-sak)
Dersom det er noen saker skal dette orienteres om.
- Muntlig orientering om status hærverket tidligere i høst.
Alle bestilte møbler og IT-utstyr som ble ødelagt er levert så nå er DJ møblert slik det opprinnelig var i henhold til møbleringsplanene ved innflytting.
Sak 34/2023 Handlingsplan for bruk av Bedriftshelsetjenesten (BHT)
Alle enhetene skulle melde inn egne behov før 31. oktober.
I bestillingsmøtet med BHT ble den foreløpige bestillingen gjennomgått.
Sakspapirer:
Notat
foreløpig bestilling
HMS-grovkartlegging (sendt på e-post).
Endelig bestilling får vi fra BHT i januar 2024 når de har hatt sitt fordelingsmøte.
Sak 35/2023 Møteplan for 2024
- Møte 1/2024: fredag 26. januar kl. 13 - 14 (Kun ARK)
- Møte 2/2024: fredag 12. april kl. 9 - 11
- Møte 3/2024: fredag 21. juni kl. 9 - 11
- Møte 4/2024: fredag 20. september kl. 9 - 11
- Møte 5/2024: fredag 13. desember kl. 9 - 11
Sak 36/2023 Skriftlig orienteringssaker - gjennomgås ikke i møtet
a) Referat fra AMU-møter v/ UiO
20. november 2023
b) Evalueringsrapport evakueringsøvelser høsten 2023
Domus Media, Domus Academica og Domus Bibliotheca
c) Tilbud om obligatoriske kurs i HMS og beredskap våren 2024
Notat fra Enhet for HMSB av 29.11.2023.
Dette tas også ut i linjen på fakultetet for å nå ut til de dette er aktuelt for.
Saker til senere møter:
Universell utforming av bygningene (o-sak)
Oppdatering fra orientering fra tidligere LAMU-møte. (Sak initiert av LiMU på JUS)
UiOs mål- og tiltaksplan for inkluderende arbeidsliv (IA) 2023-2024
Dette var sak i AMU sentralt 20.11.2023. Det vil komme oppfølgingspunkter til LAMUene i denne saken.
Handlingsplan for LAMU for perioden 2024 - 2025 sammen med
HMS-mål for fakultetet
Disse sakene må avvente til AMU / UiO har vedtatt nye HMS-mål for UiO.